Samenwerking
Pensioenfondsbesturen zijn verantwoordelijk voor de communicatie naar de fondsdeelnemers. Voor een brede acceptatie van de pensioenafspraken en de stelselwijziging in het algemeen is het van belang dat de boodschap vanuit verschillende partijen eenduidig is en fondsdeelnemers het gevoel hebben dat de transitie zorgvuldig en eerlijk verloopt. Samenwerking in de communicatie en coördinatie heeft belangrijke voordelen waar iedereen van profiteert.
Uitvoeringsorganisatie
Fondsdeelnemers hebben zelden direct contact met het pensioenfondsbestuur. Naast de directe (digitale) communicatie, komt de fondsdeelnemer vaak terecht op de website van de pensioenuitvoeringsorganisatie. De klantreis op de website van de pensioenuitvoerder zal mede bepalen welke informatie (als eerste) bij de fondsdeelnemer terecht komt.
Het is als pensioenfondsbestuur raadzaam af te stemmen met de betrokken (eigen of externe) pensioenuitvoeringsorganisatie over een mogelijke aanpassing en toekomstige uitvoering van de communicatiestrategie. Mogelijk hebben zij (ook) goede ideeën/ ervaringen/ onderzoeken die kunnen bijdragen aan het verder uitwerken/aanscherpen van de communicatiestrategie. Daarnaast kunnen zij inzicht geven in de kosten en wellicht de besparing hierop indien u samenwerkt met andere pensioenfondsen (voor bepaalde communicatie-uitingen).
- [Document] Tias– Renate Bredenoort en Wendela Landstra ‘Pensioenuitvoerders: Hoe gaan jullie data en keuzearchitectuur inzetten om pensioendeelnemers te helpen een passende pensioenkeuze te maken?’
- [Document] Pensioen Bestuur & Management, Alfred Kool, Mark Verschuren en Aron Jeurninck, ‘Pensioencommunicatie naar maatwerk’
Sociale partners
Werkgevers- en werknemersorganisaties – of een beroepspensioenvereniging - kennen hun werknemers/ achterban vaak goed. Zij kunnen behulpzaam zijn bij het bereiken van de doelgroepen en adviseren over bijvoorbeeld de communicatievorm.
Ook kunnen werkgevers hun intranet of andere interne communicatiekanalen beschikbaar stellen.
Pensioenfondsen kunnen de werkgevers hierbij wijzen op algemene informatie over (de transitie naar) het vernieuwde pensioenstelsel die beschikbaar is. Handige hulpmiddelen voor werkgevers zijn bijvoorbeeld de toolkit pensioencommunicatie voor werkgevers van Wijzer in Geldzaken of de Toolbox communicatie op dit platform. Een aantal van de uitingen in de toolbox kunnen eenvoudig worden omgezet in de eigen huisstijl. Daarnaast kunnen werkgevers hun werknemers ook attenderen op andere sites die inzicht kunnen verschaffen in hun persoonlijke situatie, zoals mijnpensioenoverzicht.nl of de Pensioenschijf van vijf van het Nibud.
Een bijkomend voordeel van het betrekken van werkgevers-/werknemersorganisaties bij de communicatiestrategie is dat zij zich (meer) bewust worden van hun belangrijke rol bij (de transitie naar) het vernieuwde pensioenstelsel en de informatievoorziening richting hun werknemers/achterban. Bovendien heeft een toenemend aantal werkgevers in de ondernemingsraad een belangrijke steunzender gevonden bij het informeren van de medewerkers over hun pensioen.
Bij het delen van kennis tussen sociale partners, de pensioenuitvoeringsorganisatie en het pensioenfonds over wat werkt en wat juist niet ontstaat optimale communicatie richting de fondsdeelnemers en aangesloten werkgevers.