Stappenplan werkgevers(vertegenwoordiging) bedrijfstakpensioenfonds vrijwillig

Wat

In de komende jaren worden alle arbeidsvoorwaardelijke pensioenafspraken vernieuwd. U zult keuzes moeten maken in overleg met de werknemers(vertegenwoordiging). Ook het pensioenfondsbestuur speelt een belangrijke rol.

Vanwege de verschillende partijen, de complexiteit van de materie en de duur van het transitietraject is aandacht voor het proces essentieel. Een projectstructuur en projectplan kunnen inzicht bieden in de te nemen stappen, het tijdpad, de rollen en verantwoordelijkheden en daarmee ook in de benodigde (inhuur van extra) capaciteit. Wie neemt welk besluit en wanneer? En wat is daarin de samenhang en wat zijn de onderlinge relaties/afhankelijkheden tussen partijen?

Het projectplan bevat de te nemen stappen en het tijdpad. De projectstructuur schetst de inrichting van het besluitvormingsproces (de governance) en de betrokkenheid van de verschillende stakeholders en overlegpartijen waarmee afstemming moet worden gezocht.

Bij de start van het transitietraject is het goed om duidelijke afspraken te maken over het proces. Creëer een duidelijk beeld van verantwoordelijkheden en bevoegdheden (stap 2). Besteed aandacht aan hoe (efficiënt) geïnvesteerd kan worden in kennisontwikkeling (stap 3). Neem deze elementen mee in het projectplan. Daarnaast kunt u aan de slag met het bepalen van uitgangspunten, de visie op pensioen als arbeidsvoorwaarde en de te nemen besluiten in de arbeidsvoorwaardelijke fase (stap 4). Deze én andere stappen zijn uitgewerkt op dit informatieplatform.

LET OP! Vrijwillig aangesloten bij verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds
U bent vrijwillig aangesloten bij een bedrijfstakpensioenfonds.

Hierbij zijn twee opties:

u bent vrijwillig aangesloten bij een niet verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds; of
u bent vrijwillig aangesloten bij een verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds.

Bent u vrijwillig aangesloten bij een verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds (optie b)? Dan zijn er belangrijke voorvragen/aandachtspunten die bepalend zijn voor het proces. Deze zijn in onderstaand schema inzichtelijk gemaakt.

Afhankelijk van de antwoorden in bovenstaand schema leidt onderstaand schema u naar het stappenplan op dit informatieplatform dat het beste aansluit bij uw situatie.

[Document] Stichting van de Arbeid & SER ‘Pensioen voor werknemers in zes stappen: een stappenplan voor werkgevers’

Waarom

Inzicht in de te nemen stappen, het tijdpad en de betrokken stakeholders/overlegpartijen/uitbestedingspartijen is essentieel. Samen met de benodigde kennis en capaciteit is het een voorwaarde voor een gestructureerde werkwijze en efficiënt besluitvormingsproces.

Het projectplan en de projectstructuur samen hebben tot doel tijdig te komen tot zorgvuldige en gedragen besluiten. Besluiten die leiden tot een evenwichtige pensioenregeling in het vernieuwde pensioenstelsel die (technisch) uitvoerbaar is tegen acceptabele kosten. Deze besluiten moeten binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijnen worden genomen.

Bij het transitietraject zijn veel partijen betrokken, zij het in verschillende fases en in verschillende mate. Verbinding met al deze partijen is belangrijk. In eerste instantie tussen werkgevers- en werknemers(vertegenwoordiging), maar ook breder. Al snel komt het pensioenfonds in zicht, en daarbij ook partijen als de pensioenuitvoeringsorganisatie, vermogensbeheerder en adviseurs van het pensioenfonds. Bij vrijwillige aansluiting bij een niet verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds zullen andere aangesloten ondernemingen en hun wensen eveneens een rol spelen.

Al deze partijen hebben een rol bij de (benodigde onderbouwing van de) besluitvorming. De mate van verbinding bepaalt de mate van sturing op het tijdsaspect en daarmee het verloop van het gehele transitietraject.

Tip: Het projectplan kan worden gebruikt om het besluitvormingsproces vast te leggen. Het documenteren van de besluitvorming en de overwegingen is handig om terug te kijken, maar kan ook worden gebruikt om anderen mee te nemen in het proces.

Wie

Er kunnen verschillende projectplannen en projectstructuren zijn. Deze overlappen waar partijen samenwerken, maar zijn ook deels afzonderlijk. Denk aan de afstemming met de interne geledingen van een partij. Deze interne afstemming bij andere partijen is wellicht inhoudelijk minder interessant, maar voor wat betreft het tijdsaspect wel degelijk relevant.

“Het succes van de pensioentransitie zit in de combinatie van goed stakeholdermanagement, complexiteitsmanagement én projectmanagement. Indien er geen goede balans is tussen en/of onvoldoende aandacht is voor deze drie expertisegebieden, dan is het risico groot dat het resultaat niet bereikt gaat worden.”

Quote: AethiQs

Vrijwillige aansluiting bij een niet verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds
Bij vrijwillige aansluiting bij een niet verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds zal het pensioenfonds streven naar pensioenregelingen die in grote lijnen overeenkomen. Er kunnen een aantal hoofdstromen zijn waaruit gekozen kan worden, maar binnen een hoofdstroom leiden te veel onderlinge verschillen al gauw tot complexiteit in de uitvoering en hogere kosten. Nauw overleg met het pensioenfonds en (het vergaren van) kennis van de wensen van andere aangesloten ondernemingen zal een belangrijk onderdeel vormen van het proces. Het pensioenfonds is de aangewezen partij om hierbij een coördinerende rol te vervullen. Vraag bij het pensioenfonds na hoe zij het proces zien en neem dit mee bij het opstellen van de eigen interne projectplannen en projectstructuren.
Vrijwillige aansluiting bij een verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds
Uitgaande van de situatie dat de vrijwillige aansluiting bij het verplichtgestelde bedrijfstakpensioenfonds wordt voortgezet, is de invulling van het proces op basis van de consultatieversie van de Wet toekomst pensioenen onvoldoende duidelijk. Onduidelijk is of een eigen transitieplan moet worden opgesteld of dat kan worden meegelift op het transitieplan van sociale partners die zijn betrokken bij de verplichtstelling. Een andere onduidelijkheid is of een zelfstandige afweging moet worden gemaakt ten aanzien van de evenwichtigheid en eventuele adequate compensatie voor de eigen werknemers. Deze onduidelijkheden in de consultatieversie van de wetgeving hebben de aandacht van de wetgever. Zodra op dit punt duidelijkheid komt, zal de informatie op dit platform worden geactualiseerd.

Het afstemmen van (de verschillende) projectplannen en projectstructuren met betrokken partijen draagt bij aan een realistisch tijdpad met voldoende ruimte voor zowel onderlinge als interne afstemming

Wanneer

In het wetsvoorstel Wet toekomst pensioenen zijn uiterste deadlines opgenomen. Vóór 1 januari 2027 moeten alle pensioenregelingen zijn ondergebracht in het vernieuwde pensioenstelsel. Dat lijkt ver weg, maar gezien de hoeveelheid besluiten en complexe materie is het tijdpad relatief kort.

Om de uiterste deadline van 1 januari 2027 te halen, moeten de keuzes aan de arbeidsvoorwaardentafel uiterlijk 1 januari 2025 gemaakt zijn en (in ieder geval bij vrijwillige aansluiting bij een niet verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds) zijn vastgelegd in een transitieplan. Het is belangrijk de benodigde tijd voor de besluitvorming van de betrokken partijen waarmee overleg/afstemming nodig is, in kaart te brengen. Het opstellen van een projectstructuur en projectplan zijn handige hulpmiddelen.

Een projectplan is bovendien een levend document en kan steeds verder worden uitgewerkt dan wel aangepast naarmate er meer bekend wordt.

Tip: 1 januari 2027 is een uiterste datum. Er kunnen goede redenen zijn om eerder over te stappen naar een pensioenregeling onder het vernieuwde pensioenstelsel. Op basis van het wetsvoorstel is een overstap mogelijk vanaf 2023. Het opstellen van een projectplan maakt inzichtelijk wat voor de betrokken partijen in de praktijk haalbaar is. Ook om deze reden is het raadzaam één en ander in kaart te brengen.

Hoe

Een projectorganisatie en projectplan kennen een bepaalde structuur of opbouw. De omvang en inhoud zullen per situatie verschillen. Hieronder enkele documenten ter inspiratie.

NB: Bent u vrijwillig aangesloten bij een verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds? Dan graag uw aandacht voor het volgende:

De consultatiewetgeving is onvoldoende duidelijk over de rol – en daarmee de verantwoordelijkheid/bevoegdheid – van de onderneming die vrijwillig is aangesloten bij een verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds. De wetgever is hiermee bekend en het heeft de aandacht. Zodra er meer duidelijkheid komt, zullen we de informatie op dit platform actualiseren. Tot dan willen we u erop wijzen dat onderstaande informatie (mogelijk) niet op uw situatie van toepassing is.

Graag verwijzen wij u ook naar de schema’s opgenomen in stap 1 (proces). Gemakshalve zijn zij ook via onderstaande links te raadplegen:

Wat

Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Pensioen is een belangrijke arbeidsvoorwaarde. De arbeidsvoorwaarde pensioen zal met de komst van de Wet toekomst pensioenen ingrijpend wijzigen: alle pensioenregelingen in Nederland zullen worden aangepast. Een dergelijke aanpassing doet u niet alleen. Omdat u vrijwillig bent aangesloten bij een bedrijfstakpensioenfonds zullen de keuzes in belangrijke mate afhankelijk zijn van de keuzes van het pensioenfonds. Uiteraard overlegt u hierover ook met werknemersvertegenwoordigers.

Uiteraard speelt het pensioenfonds een belangrijke rol. Het pensioenfondsbestuur moet ook besluiten nemen en kan daarnaast faciliterend zijn in het door sociale partners te doorlopen proces. Vanuit hun rol hebben sociale partners en het pensioenfondsbestuur bepaalde bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Omdat de keuzes van de ene partij invloed hebben op (de kaders van) de te maken keuzes door de andere partij, is vanaf het begin van het transitieproces voortdurende afstemming en samenwerking nodig. Inzicht in de onderlinge samenhang/afhankelijkheden van de bij het transitietraject betrokken partijen is noodzakelijk om de transitie goed te kunnen doorlopen.

Wie is wanneer aan zet? Wanneer dienen partijen te schakelen? Welke informatie moet het pensioenfondsbestuur aanleveren zodat sociale partners geïnformeerd keuzes kunnen maken?

Sociale partners zijn de vertegenwoordiging van werkgever(s) en werknemers. Aan werknemerszijde kan dit een werknemersorganisatie zijn en/of een ondernemingsraad/ personeelsvertegenwoordiging.

Overleg met sociale partners behelst bij een vrijwillig bedrijfstakpensioenfonds overleg met de vertegenwoordigers/afgevaardigden van de aangesloten ondernemingen.

Bevoegdheidsverdeling

Hoewel de sociale partners en het pensioenfondsbestuur gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat, hebben zij zelfstandige rollen en bevoegdheden in het transitietraject.

Het wetsvoorstel Wet toekomst pensioenen beoogt geen wijziging in de bestaande bevoegdheidsverdeling tussen de sociale partners en het pensioenfondsbestuur. De transitie naar het vernieuwde pensioenstelsel brengt wel nieuwe vraagstukken met zich mee rondom de bevoegdheidsverdeling. Denk aan onderwerpen als contractkeuze, afschaffen doorsneepremie, invaren, compensatie, solidariteitsreserve en risicohouding.

Voor het besluitvormingstraject is het essentieel dat de rollen en bevoegdheden van partijen over en weer helder zijn.

Onderstaand schema schetst in globale zin de bevoegdheidsverdeling tussen de sociale partners en het pensioenfondsbestuur, maar laat de gezamenlijke verantwoordelijkheid onverlet.

Inzicht in de onderlinge samenhang van bevoegdheden is belangrijk. Zo ligt de bevoegdheid tot het bepalen van de inhoud van de pensioenregeling bij sociale partners. Bij de opdrachtaanvaarding dient het pensioenfondsbestuur de afspraken gemaakt door sociale partners echter te toetsen op het voldoen aan wet- en regelgeving, de uitvoerbaarheid, de uitlegbaarheid en de beleidsdoelstellingen en uitgangspunten van het pensioenfonds (stap 4). Het is belangrijk dat werkgeversvertegenwoordigers/sociale partners zich tijdig vergewissen van wat de toetsingscriteria zijn waaraan de pensioenregeling moet voldoen wil het pensioenfondsbestuur de opdracht van sociale partners kunnen aanvaarden.

Het is aan te raden om vooraf de gezamenlijke bevoegdheden/verantwoordelijkheden met elkaar af te stemmen zodat duidelijk is wie wat wanneer moet doen én wanneer te overleggen. Zeker bij vrijwillige aansluiting bij een niet-verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds is overleg over/ kennis nemen van de wensen van andere aangesloten ondernemingen een belangrijk aspect. Het is aannemelijk dat het pensioenfondsbestuur hierbij een coördinerende rol vervult.

Pensioengerechtigden en slapers
De keuzes die werkgevers- en werknemersvertegenwoordiging maken in het transitietraject op weg naar een vernieuwde pensioenregeling, hebben ook gevolgen voor pensioengerechtigden en slapers. Denk aan de wijze waarop wordt omgegaan met opgebouwde pensioenaanspraken en pensioenrechten (invaren), het initiële vullen van de solidariteitsreserve of de vormgeving van de eventuele compensatie.

De belangen van pensioengerechtigden en slapers worden meegenomen in de besluitvorming. Een evenwichtige belangenafweging is het uitgangspunt bij de te maken keuzes door werkgevers- en werknemersvertegenwoordiging. De overwegingen die aan de keuzes ten grondslag liggen en de effecten van die keuzes, dienen in het transitieplan te worden uitgewerkt.

Hoorrecht

Een eventueel oordeel van een vereniging van pensioengerechtigden of gewezen deelnemers is niet bindend, maar geeft sociale partners, werkgever of beroepspensioenvereniging wel de mogelijkheid om bij de belangenafweging de ingebrachte standpunten van deze verenigingen te beoordelen en te wegen bij het finaliseren van het transitieplan.

De functie van het hoorrecht is aldus tweeledig: enerzijds dient het als informatievoorziening richting belanghebbenden in een vroeg stadium van de transitie en anderzijds dwingt het sociale partners ertoe de belangen van belanghebbenden zichtbaar mee te wegen in het transitieplan.

MvT Consultatiewetgeving, p. 84

Als (extra) waarborg voorziet het wetsvoorstel Wet toekomst pensioenen in een hoorrecht voor representatieve verenigingen van pensioengerechtigden en/of slapers op het transitieplan. Op verzoek worden zij door sociale partners gehoord dan wel in de gelegenheid gesteld een schriftelijke inbreng te geven op het transitieplan. Wanneer er sprake is van een representatieve vereniging – een vereniging die een substantieel deel vertegenwoordigt – zal in de lagere wetgeving worden uitgewerkt.

Tip: Vraag bij het pensioenfonds na of er verenigingen van pensioengerechtigden en/of slapers zijn.

Tip: Ook bij een lage(re) representativiteitsgraad of het ontbreken van een vereniging kan het pensioenfondsbestuur wellicht faciliteren bij het betrekken van pensioengerechtigden/slapers bij het arbeidsvoorwaardelijke deel van de transitie.

Krachtenveld: Sociale partners en het pensioenfondsbestuur zijn weliswaar de primaire partijen in het besluitvormingsproces, maar zij opereren niet in een vacuüm. Zij hebben te maken met een (eigen) krachtenveld: interne organen, de uitvoering (uitbestedingspartijen), achterban/belanghebbenden, externe toezichthouders, politiek/maatschappelijk draagvlak etc. Maar ook met praktische kaders zoals financiële mogelijkheden, het aflopen van de cao, toekomstperspectief van het pensioenfonds etc.

Het aan het begin van het transitietraject inventariseren van het krachtenveld en het tijdig meenemen (informeren/ consulteren) van de relevante partijen heeft belangrijke voordelen voor zowel het draagvlak als het efficiënt doorlopen van het besluitvormingsproces.

[Webinar] Kool Corporate Communication ‘Krachtenveldanalyse’
[Video] Montae & Partners ‘Stakeholdermanagement’

Belangrijke stakeholders zijn bijvoorbeeld de uitbestedingspartijen van het pensioenfonds. De basis moet goed zijn: is de dienstverlening door de huidige uitbestedingspartijen voor de komende jaren zeker? Zitten er specifieke voorwaarden aan het voortzetten van de dienstverlening? Wanneer is de (deelnemers)administratie bij de pensioenuitvoeringsorganisatie gereed voor de overgang op een ander pensioencontract? De (on)mogelijkheden bij uitbestedingspartijen van het pensioenfonds zullen mede bepalen welke concrete keuzes er bij sociale partners voorliggen.

[Document] Pensioen Bestuur & Management – Linda Verweerde en Jeroen van Schaik ‘No regrets bij implementatie pensioenakkoord’

PGGM over welke vragen sociale partners en/of pensioenfondsbesturen aan de pensioenuitvoeringsorganisatie zouden kunnen stellen ten aanzien van de uitvoering/uitvoerbaarheid van de transitie naar het vernieuwde pensioenstelsel?

“Wat is een realistische tijdsplanning? Bij een te noemen geambieerde transitiedatum: welke keuzes moeten per wanneer definitief zijn gemaakt om voldoende doorlooptijd te hebben voor de uitvoering van de transitie?

Welke criteria worden toegepast ten aanzien van uitvoerbaarheid?

Wat zijn vanuit uitvoeringsperspectief de belangrijkste factoren die van invloed zijn op de complexiteit van de uitvoerbaarheid en de uitlegbaarheid van de transitie?

Op welke onderwerpen men wanneer verdiepende informatie wenst te ontvangen.”

Waarom

Een goede voorbereiding op de komende wijzigingen kost tijd en zorgt ervoor dat alle bij het transitietraject betrokken partijen afgewogen besluiten kunnen nemen. Een goede voorbereiding begint met duidelijkheid over het proces, de rollen en verantwoordelijkheden.

Onvoldoende samenwerking c.q. kennis van ieders rol kan in het uiterste geval leiden tot een situatie dat het pensioenfonds de opdracht van sociale partners niet kan aanvaarden omdat deze niet voldoet aan de toetsingscriteria waar het pensioenfonds op grond van artikel 102a PW aan moet toetsen.
Sociale partners zullen dan (deels) terug moeten naar de tekentafel. Dit is voor iedereen een ongewenste situatie die tijd kost die je niet hebt voorzien en mogelijk ook niet hebt

Efficiency:

Het in kaart brengen van de bevoegdheidsverdeling en het krachtenveld geeft inzicht. Dit inzicht is behulpzaam bij het opstellen van bijvoorbeeld een projectplan en projectstructuur (stap 1) en het inschatten van de benodigde tijd en informatie voor het maken van de verschillende keuzes gedurende het transitietraject.

Draagvlak:

Naast efficiency biedt duidelijkheid rondom bevoegdheden en proces ook rust. Wie is wanneer aan zet, wanneer dienen partijen te schakelen, welke informatie dienen sociale partners aan het pensioenfondsbestuur te vragen om geïnformeerde keuzes te kunnen maken et cetera? Maar ook het meenemen van een vereniging van pensioengerechtigden en/of slapers draagt bij aan het begrip voor gemaakte keuzes en daarmee aan het draagvlak.

[Document] Pensioen Bestuur & Management - Marleen Veldhuis-Buijsman ‘Pak de aandacht van jongeren: vier learnings uit de praktijk’

Wanneer

Uiterlijk 1 januari 2025 moet de arbeidsvoorwaardelijke fase zijn afgerond en het transitieplan zijn opgesteld. Doel van deze deadline is dat iedereen voor 1 januari 2027 de overstap naar het vernieuwde pensioenstelsel heeft gemaakt.
Volgens het wetsvoorstel is een overstap naar het vernieuwde pensioenstelsel overigens vanaf 2023 al toegestaan. Hoe eerder u inzicht heeft in de bevoegdheidsverdeling, des te eerder u inzicht heeft in het proces en het tijdpad kunt uitzetten.

*Bij de overgang naar het nieuwe pensioencontract zijn veel partijen betrokken die elk een aandeel in de besluitvorming hebben. Deels lopen de activiteiten en afwegingen parallel. Er zijn veel onderlinge afhankelijkheden, partijen hebben elkaar nodig voor hun afwegingen en de besluitvorming. Voor een goed verloop van dit proces is het nuttig dat alle betrokkenen tevoren goed nadenken over de (eigen) rollen en verantwoordelijkheden.

Wie

Het is duidelijk dat wanneer het gaat om de eigen bevoegdheden deze vanaf de start helder in beeld moeten zijn. Hetzelfde geldt voor de gezamenlijke verantwoordelijkheid. Wie het initiatief neemt tot het in kaart brengen van de bevoegdheidsverdeling en de onderlinge samenhang – sociale partners of het pensioenfondsbestuur – is om het even, zolang het resultaat is afgestemd en getoetst. Afgestemd tussen sociale partners en het pensioenfondsbestuur, afgestemd met interne organen/ partijen/ belanghebbenden en getoetst aan wet- en regelgeving. Deze afstemming zal bijdragen aan het draagvlak. Een gezamenlijke verantwoordelijkheid en erkenning van het belang van afstemming en informatievoorziening volgt op een rolverdeling die alle partijen onderschrijven.

Hoe

Hieronder enkele handreikingen ter suggestie/ inspiratie:

(Algemeen) kennisniveau

Kennis vormt de basis voor besluitvorming over de inrichting van de pensioenregeling van de fondsdeelnemers voor de komende decennia. Denk daarbij aan kennis van de huidige pensioenregeling, kennis van de rollen en bevoegdheden van alle betrokken partijen, kennis van de nieuwe contractvormen onder de Wet toekomt pensioenen, kennis van vermogensbeheer (meer focus op beleggingen en (de toedeling van) rendementen) én kennis van de stappen/te maken keuzes op weg naar een andere pensioenregeling. Kennis vormt de basis voor de diverse te maken keuzes en daarmee voor de besluitvorming. Welke kennis benodigd is verschilt per pensioenfonds (en arbeidsvoorwaardentafel). De impact van de nieuwe regels is niet voor ieder pensioenfonds hetzelfde.

Wat is de pensioendoelstelling? Wat zijn de belangrijkste uitgangspunten voor de nieuwe collectieve pensioenregeling? Wat zijn de overeenkomsten en verschillen tussen de contractvormen (solidaire premieregeling versus flexibele premieregeling)? Maar ook: wordt de huidige pensioenregeling uitsluitend aangepast omdat het moet of (ook) omdat de pensioenwensen zijn veranderd? Een uiteindelijke contractkeuze die tot herkenbare en herleidbare uitkomsten leidt en gebaseerd is op gedeelde uitgangspunten, verhoogt de kans op brede acceptatie van die keuze.

Tip: Breng (samen met werknemersvertegenwoordiging en het pensioenfondsbestuur) in kaart op welke onderwerpen bij wie sprake is van kennisleemte en pak dit gezamenlijk op.

Tip: Kijk wat er mogelijk is bij jouw pensioenfonds.

Naast het bieden van verschillende webinars, podcasts, documenten etc. per onderwerp, zijn er ook diverse handreikingen beschikbaar die meerdere onderwerpen omvatten. Hieronder treft u de verschillende handreikingen aan ter inspiratie; eerst de handreikingen die meerdere onderwerpen samen adresseren en vervolgens per onderwerp.

Meerdere onderwerpen

Onderstaande handreikingen adresseren meerdere onderwerpen die aan de orde komen of zullen komen in het transitietraject.

In de Videoserie van Cardano ‘Ons Pensioen: De grote oversteek’ over het nieuwe pensioencontract komen al veel onderwerpen aan de orde. Om de vertaling naar de praktijk te maken worden drie deelnemers van het fictieve pensioenfonds ‘Ons Pensioen’ gevolgd. Op tien cruciale onderdelen van de pensioentransitie worden de keuzes geschetst die voorliggen én de gevolgen in de praktijk voor de deelnemers Julia (30), Maya (50) en Olivier (68).

Keuze pensioencontract

De belangrijkste keuze voor sociale partners is misschien wel de keuze voor het nieuwe pensioencontract. Wat zijn de verschillen tussen de solidaire pensioenovereenkomst en de flexibele premieovereenkomst? En wat zijn de overeenkomsten tussen de beide pensioencontracten? Maar bijvoorbeeld ook: wordt de huidige pensioenregeling uitsluitend aangepast omdat het moet of ook omdat de pensioenwensen bij sociale partners zijn veranderd?

Naast de te maken keuze voor het pensioencontract moeten er uiteraard nog meer keuzes worden opgemaakt op een aantal andere onderwerpen. Hoewel deze onderwerpen geen eigen stappenplan hebben, en veel onderwerpen pas in de volgende fase aan bod komen is het ook goed te kijken naar het kennisniveau op deze onderwerpen.

Transitie-FTK

Een vraag die zich al snel aandient op de bestuurstafel is of er, na overleg met sociale partners, gebruik zal worden gemaakt van het transitie-FTK. Het is aan het pensioenfondsbestuur om te beoordelen of het gebruik van het transitie-FTK gerechtvaardigd en evenwichtig is. Voor het gebruik van het transitie-FTK is overigens niet vereist dat zekerheid is over het invaren, maar er moet wel een voornemen tot invaren zijn.

NB: Het gebruik van het transitie-FTK is niet verplicht! Er kan ook voor worden gekozen om de regels van het huidige financieel toetsingskader blijven toepassen.

[Video] Montae & Partners - Talkshow ‘Transitie-FTK’
[Video] Achmea Pensioenservices – Agnes Joseph ‘Transitie FTK’
[Document] Ortec ‘Onderbouwing vereist in keuze voor Transitie-ftk’
[Document] Sprenkels & Verschuren ‘ALM in het transitie FTK’

Invaren (of niet)?

In het vernieuwde pensioenstelsel bouwt straks iedereen pensioen op volgens de dan geldende pensioenregels. Het pensioen dat tot het moment van overgang is opgebouwd onder het huidige pensioenstelsel kan worden overgedragen naar het vernieuwde pensioenstelsel. Dat wil zeggen dat de regels van het nieuwe pensioenstelsel ook van toepassing worden op het pensioen dat al is opgebouwd, het zogenoemde invaren. Het standaardpad is invaren, maar er kunnen ook ongewenste effecten optreden waardoor invaren niet verstandig is.

Vermogensbeheer

In stap 5 wordt het onderwerp ‘risicohouding en het risicopreferentie-onderzoek’ uitgelicht. Er zitten uiteraard meer aspecten aan het vermogensbeheer in het vernieuwde pensioenstelsel. Hoewel sociale partners geen invloed hebben op het beleggingsbeleid van het pensioenfonds, kan het raadzaam zijn om ook op dit onderwerp kennis te vergaren. De keuze voor het pensioencontract heeft ook implicaties voor (de inrichting van) het beleggingsbeleid.

Algemeen vermogensbeheer/ beleggingsbeleid

Opheffen leenrestrictie in nieuwe contract leidt tot iets hoger pensioen dan in WVP

Opheffen leenstrictie

Solidariteitsreserve

De solidariteitsreserve is een verplicht onderdeel binnen de solidaire premieovereenkomst en een mogelijkheid binnen de flexibele premieovereenkomst. De inrichting van de solidariteitsreserve zal aan een aantal wettelijke regels moeten voldoen. De belangrijkste zijn dat de afspraken over de solidariteitsreserve in zijn geheel evenwichtig moeten zijn, dat de solidariteitsreserve niet negatief mag zijn en er een bovengrens zal gelden van 15% van het totale fondsvermogen.

Compensatie

In het wetsvoorstel Wet toekomst pensioenen is bepaald dat er een compensatieregeling wordt getroffen om eventuele nadelen van de overstap naar het vernieuwde pensioenstelsel (deels) te compenseren. Deze compensatieregeling duurt tot maximaal 2036. Kostenneutraliteit is hierbij het uitgangspunt. Daarnaast wordt de fiscaal gefaciliteerde maximale vlakke premie tijdelijk met 3 %-punt verhoogd.

Fiscale kaders

In het vernieuwde pensioenstelsel zal in alle gevallen eenzelfde maximale leeftijdsonafhankelijke premie gelden waar er nu nog aparte fiscale kaders zijn voor een middelloonregeling of een beschikbare premieregeling.

[Document] PricewaterhouseCoopers – ‘Fiscale bepalingen Wet toekomst pensioenen’

Nettopensioenregeling

Met de komst van het vernieuwde pensioenstelsel verandert ook het nabestaandenpensioen. Niet alleen de partnerdefinitie wijzigt (meer uniform) maar ook de wijze van verzekeren van het nabestaandenpensioen (vóór pensioendatum) wijzigt. Er zal alleen nog een nabestaandenpensioen op risico basis kunnen worden verzekerd.

Keuzebegeleiding

Het vernieuwde pensioenstelsel brengt meer risico en keuzevrijheid voor de deelnemer. De meeste deelnemers zijn zich echter niet bewust van de risico’s of niet of zeer beperkt geïnteresseerd in pensioen. De gevolgen van de te maken keuzes kunnen echter groot zijn. De interactie met de deelnemer en de zorgplicht worden belangrijker. Er wordt in het wetsvoorstel Wet Toekomst Pensioenen een open norm geïntroduceerd waarmee ruimte wordt geboden om de deelnemers te begeleiden in het maken van keuzes en daarbij zo goed mogelijk aan te sluiten bij de verschillende doelgroepen.

NB: Bent u vrijwillig aangesloten bij een verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds? Dan graag uw aandacht voor het volgende:

De consultatiewetgeving is onvoldoende duidelijk over de rol – en daarmee de verantwoordelijkheid/bevoegdheid – van de onderneming die vrijwillig is aangesloten bij een verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds. De wetgever is hiermee bekend en het heeft de aandacht. Zodra er meer duidelijkheid komt, zullen we de informatie op dit platform actualiseren. Tot dan willen we u erop wijzen dat onderstaande informatie (mogelijk) niet op uw situatie van toepassing is.

Graag verwijzen wij u ook naar de schema’s opgenomen in stap 1 (proces). Gemakshalve zijn zij ook via onderstaande links te raadplegen:

Wat

Samen met werknemersvertegenwoordiging en in afstemming met het pensioenfondsbestuur bepaalt u de komende jaren de ‘pensioenkoers’, ofwel hoe de pensioenregeling eruit komt te zien voor de werknemers in de bedrijfstak.

Dit is een omvangrijk meerjarig transitietraject en vraagt om expliciete ruimte op de agenda’s van vakbonden, werkgeversorganisaties en pensioenfondsbesturen. Een projectmatige aanpak ligt in de rede (stap 1). Denkbaar is dat een projectplan wordt ontworpen met een helder beginpunt en een stip op de horizon. De tussenliggende stappen vormen vervolgens de inhoud. Het einddoel kan wellicht nog niet in detail worden uitgewerkt, maar het kanaliseren van de te maken keuzes – onder andere door het vaststellen van de randvoorwaarden en uitgangspunten – helpt grip te houden op de complexiteit.

Wat het beginpunt is, welke uitgangspunten en randvoorwaarden gelden en wat (op hoofdlijnen) het gewenste einddoel is, zal per situatie/bedrijfstak verschillen. De onderliggende vragen zijn evenwel grotendeels gelijk.

Waar staan we nu?
Wat zijn de randvoorwaarden: wat zijn de basisvereisten?
Wat zijn de uitgangspunten: waar ga je je keuzes op baseren (wat is wenselijk)?
Hoe voor te sorteren op het einddoel?
Wanneer welke keuzes te maken?

[Webinar] Montae & Partners ‘Het pensioenakkoord en verandervermogen’

Ad. 1 Waar staan we nu?

Het is van belang inzicht te hebben in de startpositie: een “foto” van de huidige situatie. Zo kan in kaart worden gebracht wat de te nemen stappen zijn op weg naar een gewijzigde pensioenregeling in het vernieuwde pensioenstelsel. Denk hierbij aan:

Specifieke aspecten van de huidige pensioenregeling(en)
Het aantal pensioenregelingen, het nabestaandenpensioen, het arbeidsongeschiktheidspensioen, premievrije voortzetting, overgangsregelingen etc.
Specifieke aspecten van het pensioenfonds
De uitvoeringsovereenkomst, de premiedekkingsgraad, de beleidsdekkingsgraad, de risicohouding, samenstelling fondspopulatie, etc.
Arbeidsvoorwaardenpakket
Wat zijn de pensioendoelstellingen? Hoe verhoudt de arbeidsvoorwaarde pensioen zich ten opzichte van het totale arbeidsvoorwaardenpakket? Wat is de (ontwikkeling van de) loonruimte?
Gesprekspartners
Wie zijn de werknemersvertegenwoordigers? Verschilt dit per categorie werknemers/per pensioenregeling?

Het pensioenfondsbestuur kan veel van de benodigde informatie voor het in kaart brengen van de huidige situatie aanleveren. Het is verstandig het pensioenfondsbestuur te vragen om de uitgangspositie inzichtelijk te maken. Vervolgens kan deze worden aangevuld (op onderdelen in overleg met andere vrijwillig aangesloten ondernemingen bij het pensioenfonds) pensioenfondsbestuur delen zodat een gelijk beeld ontstaat.

[Document] Stichting van de Arbeid, ‘Checklist huidige situatie werkgever vrijwillig bpf’

Ad.2. Randvoorwaarde

De Pensioenuitvoerder
Samen met de werknemersvertegenwoordiging moet(en) de pensioenregeling(en) worden aangepast conform de vereisten in het vernieuwde pensioenstelsel. Op dit moment is de pensioenregeling ondergebracht bij een bedrijfstakpensioenfonds. Is dit ook de pensioenuitvoerder voor de toekomst? Wat zijn de alternatieven en wat hebben de verschillende pensioenuitvoerders u te bieden? De transitie naar een vernieuwd pensioenstelsel kan een goed moment zijn om ook hiernaar te kijken.

Als u een overstap overweegt, houdt dan rekening met de opzegtermijn en eventuele andere voorwaarden opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst.

Uitbesteding: De inhoud van de pensioenregeling is de verantwoordelijkheid van sociale partners. Sociale partners zullen veel keuzes moeten maken. Om deze keuzes te kunnen maken, is het van belang het speelveld te overzien. Wettelijke mogelijkheden en bevoegdheden is één kader, maar evenzo belangrijk is inzicht in de (on)mogelijkheden in de praktijk. Wat biedt het pensioenfonds/de pensioenuitvoerder aan? Welke mogelijkheden zijn er en waar moet de pensioenregeling aan voldoen zodat jouw huidige of toekomstige pensioenuitvoerder hier mee aan de slag kan? Een pensioenfonds is bijvoorbeeld weer afhankelijk van de mogelijkheden van de pensioenuitvoeringorganisatie: de organisatie waar de administratie aan is uitbesteed.

“Randvoorwaarden en uitgangspunten, in te brengen van werknemerszijde en van werkgeverszijde, kaderen de discussie over een aanpassing van de pensioenregeling in en geven richting aan de gesprekken tussen arbeidsvoorwaardelijke partners. Idealiter zijn de randvoorwaarden concreet, ambitieus en goed onderbouwd.”

Jurre de Haan, secretaris pensioenbeleid bij VNO-NCW en MKB-Nederland

[Video] Stichting van de Arbeid, Interview Frits Bart en Jochem Dijckmeester, ‘Rol van pensioenuitvoeringsorganisaties’
[Video] SPO Perform, Interview Wim Henk Steenpoorte ‘Rol van de uitvoerder in de transitie’
Capaciteit: Binnen het meerjarige transitietraject is continuïteit belangrijk. Bij een kleine onderneming kan het zijn dat één persoon heel veel kennis heeft. Dit is kwetsbaar. Maar ook bij een werkgeversorganisatie is het belangrijk om te kijken naar de capaciteit/kennis voor het gehele traject. Lopen zittingstermijnen af en zijn er wellicht ook hier slechts enkele personen met heel veel kennis? Hebben die personen ook voldoende tijd beschikbaar? Door hier in de beginfase aandacht aan te besteden, worden onaangename verrassingen later in het traject zo veel mogelijk voorkomen.

Ad. 3 Uitgangspunten

Naast de randvoorwaarden kan het in de verkenningsfase inventariseren van de uitgangspunten zinvol zijn. Waar ga je je keuzes op baseren? Waaraan moet(en) de nieuwe pensioenregeling(en) en de uitvoering voldoen? Een vraag voor werkgevers(-) en werknemersvertegenwoordiging, maar ook voor het pensioenfondsbestuur. Een gezamenlijk beeld aan de start kan bijdragen aan een efficiënt verloop van de transitie.

Bij het vaststellen van de uitgangspunten gaat het niet om het nu al maken van keuzes, maar om het gezamenlijk vaststellen/kennisnemen van de kaders die van toepassing zijn.

Doelstellingen werkgever(svertegenwoordiging)
Wat de uitgangspunten zijn, hangt nauw samen met de doelstellingen voor de arbeidsvoorwaarde pensioen. Wellicht zijn deze in het verleden opgesteld. Dit kan een goed moment zijn deze te herijken.

Het formuleren van duidelijke doelstellingen/uitgangspunten is een goede voorbereiding op het gesprek over waar de gewijzigde pensioenregeling(en) aan moet(en) voldoen. Wat is de pensioenvisie voor de toekomst?

Bij het ontwikkelen van een pensioenvisie kunnen de volgende vragen relevant zijn:

Wat voor een werkgever(sorganisatie) willen we zijn? Ten aanzien van het brede arbeidsvoorwaardepakket en specifiek voor de arbeidsvoorwaarde pensioen.
Welke doelstellingen hebben wij met onze pensioenregeling(en)?
Hoe waarborgen wij consistentie en synergie met ons overig arbeidsvoorwaardenbeleid?
Voor welke uitdagingen staan we? Is er bijvoorbeeld een tekort aan personeel? Wat betekent dat voor de inrichting van de loonruimte/hoe word je aantrekkelijker als werkgever?
Waar staan we voor als werkgever(sorganisatie)? Waarin te beleggen of juist niet en sluit het pensioenfonds/ de pensioenuitvoerder hierbij aan?
Wat is de stip op de horizon? Wellicht zijn zaken op korte termijn niet mogelijk, maar waar dan naartoe te werken en hoe dit concreet vorm te geven?

Naast de uitgangspunten aan de arbeidsvoorwaardentafel zijn er ook andere kaders waarbinnen de pensioenregelingen (mogelijk) moeten passen.

Overgangsrecht: Een mogelijkheid is om voorafgaand aan de transitie naar het vernieuwde pensioenstelsel de huidige middelloonregeling om te zetten naar een beschikbare premieregeling met progressieve premiestaffel. Als deze overstap wordt gemaakt vóór 1 januari 2023, kan gebruik worden gemaakt van het overgangsrecht voor de werknemers die op dat moment in dienst zijn: de zogenoemde eerbiedigende werking. Dit heeft gevolgen voor de compensatie. Het goed in kaart brengen van de voor- en nadelen – in relatie tot andere alternatieven – voor de (toekomstige) deelnemers is essentieel. In de concept-memorie van toelichting is overigens aangegeven dat de eerbiedigende werking niet bedoeld is voor de huidige uitkeringsregelingen bij pensioenfondsen.

Als de huidige pensioenregeling een beschikbare premie met een progressieve staffel is, kan er ook gekozen worden voor het overgangsrecht. Deze keuze hoeft nog niet voor 1 januari 2023 te worden gemaakt. Bij gebruik van het overgangsrecht ontstaan twee pensioenregelingen binnen de onderneming: één voor de werknemers die in dienst waren voor de overstap en één voor de werknemers na de overstap. Het is verstandig de voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen. Breng ook andere alternatieven in kaart.

De opdrachtaanvaarding: In de basis gaan werkgevers(-) en werknemersvertegenwoordiging over de inrichting van de pensioenregeling. Bij de opdrachtaanvaarding moet het pensioenfonds evenwel toetsen of het de pensioenregeling ook kan uitvoeren. Met andere woorden: Werkgever(s-) en werknemersvertegenwoordiging bepalen de inhoud van de pensioenregeling en het pensioenfonds bepaalt of het deze pensioenregeling ook kan/mag uitvoeren. Het behoeft geen betoog dat het relevant is om in de verkenningsfase kennis te nemen van de (uiterste) kaders waaraan de pensioenregeling(en) moet(en) voldoen.

De opdrachtaanvaarding is geregeld in artikel 102a Pensioenwet. Op grond van dit artikel moet het pensioenfondsbestuur een viertal toetsen doorlopen:

Toets op doelstellingen en beleidsuitgangspunten, waaronder de risicohouding, van het pensioenfonds. Daarbij zijn de volgende vragen aan de orde:

Past het voorstel in de huidige risicohouding?
Past het voorstel in de huidige missie, visie en strategie?

Toets op evenwichtige belangenafweging (met name ten aanzien van de transitie).

Daarbij zijn de volgende vragen aan de orde:

Is sprake van evenwicht tussen het algemeen belang (belang van alle rechthebbenden) en bescherming van individuele rechten?
Is het voorstel proportioneel? Leidt het voorstel tot excessieve last voor groepen/individuen?

Toets op relevante wet- en regelgeving.

Daarbij zijn de volgende vragen aan de orde:

Is het voorstel in lijn met gelijke behandelingswetgeving?
Is het voorstel in lijn met de Wet toekomst pensioenen?
Is het voorstel in lijn met fiscale wetgeving?

Toets op integere en beheerste bedrijfsvoering.

Daarbij zijn de volgende vragen aan de orde:

Is het voorstel financieel haalbaar?
Is het voorstel technisch uitvoerbaar tegen aanvaardbare kosten?
Is het voorstel uitlegbaar aan alle stakeholders?

De opdrachtaanvaarding omvat verschillende kaders met verschillende impact, maar ze zijn allemaal relevant. De invulling is per pensioenfonds anders. Het is aan te raden om in de verkenningsfase bovenstaande vragen uit te werken, dat helpt om in het verdere proces keuzes te maken en bevorderd de afstemming/samenwerking. Dit uiteraard met behulp van het pensioenfonds (en in overleg/samenspraak met de andere aangesloten werkgevers indien u vrijwillig bent aangesloten bij een niet verplichtgesteld bedrijfstakpensioenfonds).

In deze verkenningsfase gaat het nog niet om het maken van keuzes, maar om gedachtevorming over waar deze keuzes op te baseren: de uitgangspunten. Gezamenlijke uitgangspunten kunnen voorkomen dat u verderop in het transitieproces terug moet naar de tekentafel omdat het pensioenfondsbestuur de opdracht niet kan aanvaarden. De opdrachtaanvaarding zal een meer formeel moment zijn als partijen hierop voorsorteren.

Bovenstaande figuur is een voorbeeld van hoe een cirkel van invloed er (in de basis) uit zou kunnen zien voor de deelvraag van de vierde toets van de opdrachtaanvaarding: is het voorstel technisch uitvoerbaar tegen aanvaardbare kosten? Deze cirkel kan verder worden uitgewerkt, waarbij vragen aan de orde kunnen komen als: ‘Wat zijn aanvaardbare kosten?’ of ‘Is er een alternatief? De omvang van de verschillende cirkels is uiteraard per situatie verschillend.

Het stellen van dergelijke vragen en het samen met het pensioenfonds (en andere aangesloten ondernemingen) ontdekken wat de ‘praktische kaders’ zijn, is naast de wettelijke kaders misschien wel de belangrijkste stap in de verkenningsfase. Zowel in het licht van de gezamenlijke verantwoordelijkheid om tot een goede nieuwe regeling te komen, als met betrekking tot een efficiënte transitie.

Ook het nieuwe fenomeen van de opdrachtbevestiging streeft duidelijkheid tussen werkgever(s-) en werknemersvertegenwoordiging en het pensioenfonds na. Wat is bijvoorbeeld de kans dat de beoogde pensioendoelstelling gegeven de premie wordt behaald?

Opdrachtbevestiging

“Het doel van de opdrachtbevestiging is tweeledig. Ten eerste bevat de opdrachtbevestiging een onderbouwing van de door het pensioenfonds gekozen inrichting van de instrumenten, zowel waar deze voortvloeien uit arbeidsvoorwaardelijke keuzes als vallen onder de discretionaire bevoegdheid van het pensioenfondsbestuur. Ten tweede borgt de opdrachtbevestiging dat sociale partners en pensioenfonds ex ante hetzelfde beeld hebben bij de opdracht en de consequenties van arbeidsvoorwaardelijke keuzes voor onder meer de deelnemers.

Hoewel deze opdrachtbevestiging een sluitstuk is van de afspraken die in het proces van opdrachtaanvaarding worden gemaakt, verwacht de regering dat dit ook impact zal hebben op het iteratieve proces hiernaartoe. Zo is het van belang dat pensioenfondsen tijdig inzicht geven in de consequenties van keuzes die op de arbeidsvoorwaardentafel worden gemaakt. Deze opdrachtbevestiging, inclusief de onderbouwing zal bij algemene maatregel van bestuur nader worden uitgewerkt.”

MvT p. 107/108 Consultatiedocument wetsvoorstel Wet toekomst pensioenen

Ad 4. Hoe alvast voor te sorteren op het einddoel?

Naast de randvoorwaarden en uitgangspunten, kan op termijn voordeel worden behaald door van tevoren al bepaalde stappen te zetten die in alle scenario’s nodig zijn: de zogenaamde no-regrets. Het is zaak dat sociale partners zich hier in de verkenningsfase in verdiepen. Enkele veel in de praktijk voorkomende onderwerpen zijn hieronder kort benoemd.

Complexiteit: Veel pensioenregelingen kennen nog oude overgangsregelingen. Het is van belang deze regelingen vooraf op te ruimen, omdat extra complexiteit in de pensioenregeling de kans op fouten verhoogd. Daarnaast is er een relatie tussen complexiteit en kosten. In de fase voorafgaande aan de transitie is het eerst schoon schip maken van belang. Breng dus als sociale partners in kaart welke overgangsregelingen er allemaal zijn en hoe hier tijdens de stelselherziening – maar vooral daarna – mee om moet worden gegaan. Het pensioenfonds kan sociale partners hierbij helpen.

PGB Pensioendiensten over datakwaliteit

“Datakwaliteit is een thema waar idealiter ook vóór de transitie al veel aandacht aan besteed wordt. Een aantal punten die zullen helpen om de datakwaliteit te verbeteren:

Vereenvoudiging en uniformering van regelingen voorafgaand aan de transitie helpt de datakwaliteit te verbeteren. Hier is echter in veel gevallen medewerking van sociale partners voor nodig. Ga hier vanuit het fonds tijdig de dialoog over aan met zowel uitvoeringsorganisatie als sociale partners.

Hoe minder uitzonderingen en speciale gevallen er in de nieuwe regelingen zitten, hoe beter de datakwaliteit zal zijn. Vaak is er bereidheid vanuit sociale partners om hierover mee te denken, als dit thema expliciet benoemd wordt. Aanbeveling aan besturen is om dit punt helemaal aan het begin van het traject te benoemen en te kijken of er afspraken mogelijk zijn om als uitgangspunt te nemen om het aantal uitzonderingen te minimaliseren.

Datakwaliteit bij het fonds wordt sterk beïnvloed door de kwaliteit van wat werkgevers zelf aanleveren. Besteed hier voldoende aandacht aan. Met name: zijn de nieuwe afspraken zodanig dat werkgevers de benodigde gegevens eenvoudig en op een kwalitatief goede manier aan kunnen leveren?”

“Aan de uitvoerbaarheid van het nieuwe pensioenstelsel zitten nogal wat haken en ogen. De keuzes die u nu maakt, hebben direct invloed op de uitvoerbaarheid (en mogelijk op de kosten van uitvoering).

Bijvoorbeeld omdat de administratie complexer wordt. Of omdat we moeilijker de informatie naar boven kunnen halen die een deelnemer wil hebben.”

TKP

De loonaangifteketen: De loonaangifteketen (LAK) is een samenwerkingsverband van de Belastingdienst, UWV en het CBS. In deze keten worden gegevens één keer opgevraagd en aan verschillende afnemers beschikbaar gesteld. Het idee is dat door de loonaangifteketen bedrijven besparen op de administratieve lasten en de overheid op de uitvoeringskosten. Het aansluiten van het SV-loon en het salarisbegrip is in het verleden vaak een knelpunt gebleken om over te kunnen stappen op de LAK. Nu er een nieuwe pensioenregeling overeengekomen moet worden, is dit mogelijk een kans om deze begrippen te laten aansluiten – aan de hand van de definitie van pensioengevend salaris - met het oog op de voordelen die aansluiting bij de LAK met zich meebrengt.

Kosten: De transitie naar het nieuwe pensioenstelsel is omvangrijk en complex en leidt onvermijdelijk tot significante (transitie)kosten. Kostenbeheersing is juist nu essentieel. Iedere euro uit het pensioenvermogen is een euro van de pensioendeelnemer en hier moeten we bewust en zorgvuldig mee omgaan. Vraag als sociale partners aan het pensioenfondsbestuur een kosteninschatting te maken. Het gaat niet alleen om kosten op de korte termijn (de transitie), maar ook vooral om kosten op de lange termijn. Maar misschien wel het belangrijkst: welk kostenpercentage vinden sociale partners en pensioenfondsbestuur acceptabel en hoe kunnen we hier samen op sturen?

[Document] PricewaterhouseCoopers – ‘Het effect van het pensioenakkoord op uitvoeringskosten’

Ad. 5 Wanneer welke keuzes te maken?

De neiging om direct aan de slag te gaan met de grote vraagstukken die bij de transitie komen kijken, is begrijpelijk. De startpositie, randvoorwaarden en uitgangspunten zijn echter essentiële informatie om de keuzes bij de grote vraagstukken als contractkeuze, moment van overgang, compensatie etc. te kunnen maken. Dit neemt niet weg dat voorbereiding op deze vraagstukken door kennisvergaring (stap 3) en het in kaart brengen welke informatie benodigd is om de verschillende keuzes te kunnen maken, parallel kunnen lopen aan het inventariseren van de basis, randvoorwaarden en uitgangspunten.

Denk hierbij naast algemene kennisvergaring aan:

Bepaalde afhankelijkheden: aan welke knoppen kunt u draaien en hoe verhouden die zich tot elkaar? Bijvoorbeeld: een besluit tot invaren heeft impact op de vraag of en in hoeverre compensatie nodig is.
Welke (voor onze situatie) specifieke informatie is nodig om de grote vraagstukken te kunnen beantwoorden?
Welke randvoorwaarden horen bij de verschillende vraagstukken en hoe deze te concretiseren? Bijvoorbeeld: als een pensioenregeling een solidariteitsreserve bevat, waar wil je die dan voor inzetten (denk aan stabiliteit van de uitkering, macrolanglevenrisico, inflatierisico)?

[Presentatie] Aon ‘Kwantitatieve inzichten’ (TIP)

Waarom

Inzicht in de huidige situatie en de wensen is het vertrekpunt. Beide zijn bepalend voor het invullen van het proces (stap 1) en bevatten input voor de keuzes op weg naar een gewijzigde pensioenregeling in het vernieuwde pensioenstelsel.

Als zowel de werkgever(s-) en werknemersvertegenwoordiging als het pensioenfondsbestuur de uitgangspunten en randvoorwaarden inventariseren, beschikbaar stellen en vervolgens bij elkaar verifiëren en eventuele aannamen toetsen, ontstaat een integraal overzicht bij partijen.

Wie

Werkgever(s-) en werknemersvertegenwoordiging zijn samen met het pensioenfonds verantwoordelijk voor het aansluiten van aanbod en aanvaarding bij de opdrachtaanvaarding.

Werkgever(s-) en werknemersvertegenwoordiging hebben inzicht in de wensen vanuit de cao-tafel en de arbeidsvoorwaardelijke ruimte waarbinnen de gewijzigde pensioenregeling(en) beslag moet(en) krijgen. Het pensioenfondsbestuur heeft het overzicht over de kaders vanuit fondsperspectief.

Beide partijen doen er goed aan om deze informatie in een zo vroeg mogelijk stadium met elkaar te delen.

Wanneer

Hoe eerder het integrale beeld van de pensioenvisie, doelstellingen en randvoorwaarden beschikbaar is, hoe eerder daarover het gesprek kan worden gestart met de werknemersvertegenwoordiging en het pensioenfondsbestuur.

Hoe

In deze verkenningsfase staat niet het maken van keuzes, maar het voorsorteren op deze keuzes centraal. Dit is een noodzakelijke voorbereiding om in de volgende fase geïnformeerde besluiten te kunnen nemen. Hieronder ter inspiratie diverse handvatten.

Wat

Het pensioenstelsel wordt in de komende jaren vernieuwd. Dit betekent dat

alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken over pensioen moeten worden aangepast. Hoewel het nog een aantal jaren zal duren voordat uw werknemers echt te maken krijgen met deze aanpassingen, is het goed werknemers tijdig mee te nemen in de veranderingen in het pensioenstelsel en het besluitvormingsproces. Een goede communicatie is erg belangrijk voor een breed draagvlak voor de vernieuwing van het pensioenstelsel en de acceptatie van de nieuwe pensioenafspraken.

Draagvlak
Uit recent onderzoek van het Nederlands Interdisciplinair
Demografisch Instituut (NIDI) en Netspar blijkt dat 52%
van de werknemers en 44% van de pensioengerechtigden
een lager pensioen verwacht als gevolg van de stelsel-
wijziging. Ook neemt bij de helft van de respondenten
het vertrouwen in het pensioenstelsel af.^{^[1]}

Bij iedere grote stelselwijziging (in welke sector dan ook) is (het behouden van) voldoende draagvlak een uitdaging. Mensen houden over het algemeen niet van veranderingen en in de media lijkt de nadruk vaak te liggen op eventuele nadelen en risico’s.

Draagvlak voor de stelselwijziging is een voorwaarde voor succes. Het belang van goede communicatie is niet te onderschatten.

Wat betekent het voor mij?

Werknemers zitten vaak niet te wachten op (te) technische of (te) gedetailleerde informatie over de stelselwijziging. Ze willen weten wat de stelselwijziging concreet voor hen betekent. Gaan ze erop vooruit? Of gaan ze erop achteruit? Daarnaast is er een groep werknemers die heel bewust bezig is met hun pensioen. Vaak omdat de datum van pensionering nadert. Zij willen graag meer precies weten hoe het zit en wanneer ze met pensioen kunnen.

Terechte vragen, maar ook vragen die op dit moment niet kunnen worden beantwoord, al was het maar omdat de Wet toekomst pensioenen en lagere regelgeving nog niet bekend zijn.

Dat levert een spanningsveld op: u kunt de hoofdvraag niet beantwoorden, maar wilt de werknemers wel informeren.

Wat kunt u nu doen?
Vaak neemt het pensioenfonds het voortouw bij het informeren van fondsdeelnemers (waaronder uw werknemers) over de pensioenregeling. Samen met de werknemersvertegenwoordiging zal u echter eerst afspraken moeten maken over de nieuwe pensioenregeling onder het vernieuwde pensioenstelsel.

Het op hoofdlijnen uitleggen van de gevolgen van het wetsvoorstel Wet toekomst pensioenen is

belangrijk. Net zo belangrijk is het meenemen van de werknemers in het besluitvormingsproces.

Pensioengerechtigden en slapers
De pensioenregeling wijzigt voor uw werknemers, maar ook voor ex-werknemers (slapers) en pensioengerechtigden die tijdens hun loopbaan via u pensioen op hebben gebouwd. Probeer deze groepen (via het pensioenfonds) te bereiken en mee te nemen in de communicatie.

Voor veel werknemers is pensioen een ver-van-mijn-bedshow. Daar komt bij dat nog niet alle details van de wetgeving en daarmee de gevolgen voor de persoonlijke financiële situatie bekend zijn. Dit leidt tot onzekerheid en een (mogelijk) meer sceptische houding.

Nu u (nog) geen antwoord kunt geven op de vraag wat de pensioentoekomst exact voor de werkgevers in petto heeft, zou u kunnen overwegen om in de communicatie extra aandacht te besteden aan:

het wijzen op zaken die juist niet veranderen;
attenderen op informatie die zij hun werknemers wel kunnen geven zoals het huidige opgebouwde pensioen, dat zij kunnen raadplegen op sites als mijnpensioenoverzicht.nl;
meegeven dat zij richting hun werknemers kunnen aangeven dat in de conceptwetgeving is opgenomen dat iedereen persoonlijk inzicht krijgt in de hoogte van hun pensioen vóór en ná de overstap naar een nieuw pensioencontract en dat (kostenneutrale) compensatie van groepen die benadeeld worden onderdeel zal zijn van de te maken afspraken;
de wijze waarop u de werkgevers gedurende het proces zal informeren; en/of
de wijze waarop u de visie/wensen van de werkgevers zal meenemen in het besluitvormingsproces.

Uit onderzoek (Sandman 1987) is namelijk gebleken dat onzekerheid bij mensen minder negatieve associaties oproept als zij invloed kunnen uitoefenen.

Overbrengen boodschap
Ook als het pensioenfonds de informatievoorziening (grotendeels) voor zijn rekening neemt, kunt u een belangrijke rol vervullen. U kent uw werknemers het beste. Bij het informeren van werknemers over de stelselwijziging zijn de vorm, het taalniveau alsook de frequentie en het moment van communiceren bepalend voor het al dan niet overkomen van de boodschap.

In sommige gevallen kunt u als werkgever behulpzaam zijn bij het overbrengen van de boodschap aan uw werknemers door het pensioenfonds te adviseren over bijvoorbeeld de communicatievorm. Ook kunt u interne communicatiemiddelen, zoals intranet, beschikbaar stellen. De werkgever is een afzender waar werknemers vertrouwen in hebben. Pensioeninformatie vanuit de werkgever draagt bij aan vertrouwen in de vernieuwing van ons pensioenstelsel.

Daarnaast kunt u bijvoorbeeld de video van de Rijksoverheid over waarom het pensioenstelsel wordt vernieuwd onder uw werknemers verspreiden. Dit draagt bij aan de basiskennis van werknemers over pensioen, waardoor zij de meer specifieke informatie (vanuit het pensioenfonds) beter in context kunnen plaatsen.

Waarom

‘Onbekend maakt onbemind’, luidt het bekende spreekwoord. Uit het NIDI/Netspar-onderzoek blijkt dat veel mensen niet weten wat het vernieuwde pensioenstelsel omvat. De kans bestaat dat door de complexiteit en onzekerheid het vertrouwen afneemt. Voorkomen moet worden dat mensen hun eigen waarheid creëren, veelal ingegeven door hun twee belangrijkste pensioenadviseurs: de buurman en de media.

Het is van belang dat werknemers, slapers, pensioengerechtigden via tools en andere uitingen op een heldere, evenwichtige en begrijpelijke (gelaagde) wijze worden geïnformeerd en begeleid gedurende de gehele transitiefase. Om dit te bewerkstelligen, is tijdige actieve inbreng nodig van zowel werkgevers(-) en werknemersvertegenwoordiging als het pensioenfonds.

Wie

Samenwerking in de communicatie heeft belangrijke voordelen. Voor een brede acceptatie van de pensioenafspraken en de stelselwijziging in het algemeen is het van belang dat de boodschap vanuit verschillende partijen eenduidig is en werknemers het gevoel hebben dat de transitie zorgvuldig en eerlijk verloopt.

Door het delen van kennis over wat werkt en wat juist niet, ontstaat optimale communicatie richting werknemers.
Waar de accenten kunnen verschillen, zal in deze fase een groot deel van de over te brengen boodschap gelijk zijn.

U heeft waardevolle informatie!

De werkgeversorganisatie zal in de komende periode mogelijk het eerste aanspreekpunt zijn voor vragen over pensioen/de stelselwijziging.

Vragen geven belangrijke inzichten. Het soort vragen geeft aan of de toon/inhoud/vorm van de communicatie aansluit bij de behoefte. Door deze inzichten niet alleen te gebruiken voor eigen doeleinden, maar ook te delen met het pensioenfonds/de werknemersorganisatie(s) kan de communicatie in brede zin (steeds verder) worden geoptimaliseerd.

Ook kunnen de vragen inzicht geven in mogelijke misvattingen die bestaan over pensioen en de vernieuwing van het pensioenstelsel.

Wanneer

Het loont om – samen met de werknemersvertegenwoordiging en het pensioenfonds – vanaf het begin na te denken over de te nemen communicatiestappen. Wat zijn goede communicatiemomenten in het voorgenomen proces?

Tip: Door communicatie direct in te bedden in de projectaanpak (stap 1), krijgt het de noodzakelijke aandacht.

Hoe

Hieronder enkele handreikingen ter suggestie/inspiratie

Stappenplan werkgevers(vertegenwoordiging) bedrijfstakpensioenfonds vrijwillig

Maak een plan

Stap 1: Proces

Samen ben je verantwoordelijk

Stap 2: Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en krachtenveld

Kennis opdoen en delen is belangrijk

Stap 3: Realiseren van benodigd kennisniveau

Bereid je voor op de keuzes

Stap 4: Randvoorwaarden en Uitgangspunten

Bepaal de risicohouding

Stap 5: risicohouding

Plan je communicatie

Stap 6: Communicatie

Contractkeuze

Stap 7: Contractkeuze

Invaren

Stap 8: Invaren

Nabestaandenpensioen

Stap 9: Nabestaandenpensioen