Stappenplan pensioenuitvoerders ondernemingspensioenfonds met Defined Benefit

Vergroot afbeelding

De projectstructuur ziet op de governance: de inrichting van het besluitvormingsproces en de betrokkenheid van de verschillende stakeholders en gremia. Het projectplan bevat de te nemen stappen en het tijdpad. 

Het projectplan en de projectstructuur samen hebben tot doel tijdig te komen tot zorgvuldige en gedragen besluiten. Besluiten die tezamen resulteren in een gewijzigde pensioenregeling in het vernieuwde pensioenstelsel. 

• [Document] Voorbeeld projectplan Montae & Partners ‘Blauwdruk’
• [Document] Voorbeeld projectplan Ortec Finance ‘Besluitvormingsproces uitwerking nieuw pensioencontract’
• [Document] Voorbeeld projectplan Aon ‘Integrale planning pensioenakkoord’
• [Document] Voorbeeld stappenplan Sprenkels & Verschuren ‘Uitvoering pensioenakkoord’
• [Webcast] Willis Towers Watson ‘Een rimpelloze transitie’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management – Erik Beckers ‘Doelmatig procesmanagement bij transitie naar nieuwe stelsel’

Tip: Het projectplan omvat het besluitvormingsproces. Dit kan een goed moment zijn om eveneens afspraken te maken over de vastlegging en archivering van het besluitvormingsproces. Wat zijn de overwegingen geweest bij de verschillende besluiten? Welke partijen zijn hierbij geconsulteerd/geïnformeerd/etc.? Dit kan handig zijn om zaken terug te halen voor betrokken partijen, maar kan eveneens dienstbaar zijn bij het afleggen van verantwoording aan bijvoorbeeld de externe toezichthouders, fondsorganen en pensioenfondsdeelnemers. 

“Zorg voor een goede vastlegging van alle zaken rond de transitie, niet alleen een actie- en besluitenlijst, maar ook hoe is gesproken over dilemma’s hoe het (pensioenfonds)bestuur (en sociale partners of de beroepspensioenvereniging) zich hebben voorbereid middels kennis en opleidingen. Dit gaat zeker helpen bij het opstellen van het transitieplan en verantwoording.

Betrek de uitvoeringsorganisatie tijdig bij de gesprekken, zodat uitvoerbaarheid continue kan worden gecheckt denk er ook over om de vermogensbeheerder te betrekken, immers hier is een belangrijke samenwerking nodig. Door een goede samenwerking is de uiteindelijke uitvoerbaarheidstoets, als onderdeel van het transitieplan sneller op te stellen.”

Achmea Pensioenservices

Waarom

Het transitietraject naar het vernieuwde pensioenstelsel is complex en gaat een aantal jaren in beslag nemen. De transitiewerkzaamheden komen boven op de reguliere werkzaamheden. Zowel de reguliere werkzaamheden als de transitiewerkzaamheden mogen geen sluitpost zijn. Inzicht in de te nemen stappen, het tijdpad en de betrokken stakeholders/ overlegpartijen/ uitbestedingspartijen, benodigde kennis en capaciteit is een voorwaarde voor een gestructureerde werkwijze en een efficiënt besluitvormingsproces. Een projectplan en projectstructuur zijn hulpmiddelen dit te realiseren. 

Vergroot afbeelding

Het einddoel is een pensioenregeling die gedragen, evenwichtig en (technisch) uitvoerbaar is tegen acceptabele kosten. Bij het transitietraject zijn veel partijen betrokken, zij het in verschillende fases en in verschillende mate. Verbinding met al deze partijen is belangrijk. In eerste instantie tussen werkgever(s) en werknemersvertegenwoordiging (of de (centrale) ondernemingsraad), pensioenfondsbestuur en de pensioenfondsorganen, maar vrij snel ook breder. Denk aan de pensioenuitvoeringsorganisatie, de vermogensbeheerder, de sleutelfunctionarissen, de compliance officer en adviseurs. Allen hebben zij een rol bij de (benodigde onderbouwing van de) besluitvorming (stap 2). De mate van verbinding bepaalt de mate van sturing op het tijdsaspect en daarmee het verloop van het gehele transitietraject. Een projectplan en projectstructuur bieden betrokken partijen duidelijkheid over wat er wanneer van hen wordt verwacht. 

TKP over wat, bezien vanuit het perspectief van een pensioenuitvoeringsorganisatie, essentiële onderwerpen zijn die tijdens de verkenningsfase tussen sociale partners en pensioenfondsbesturen aan de orde moeten komen? 

“Als pensioenuitvoeringsorganisatie (PUO) focussen wij primair op uitvoerbaarheid en uitlegbaarheid. Daarbij staat uitlegbaarheid voorop. Het is essentieel dat er in de verkenningsfase aandacht voor deze thema’s is. Wat ons betreft kan het zelfs zo zijn dat een uitlegbare (en uitvoerbare) regeling en overgang te verkiezen is boven een theoretisch optimaal pensioenresultaat. 

Wij raden daarom sociale partners aan in een vroeg stadium de PUO bij het traject te betrekken. Die is immers vaak al zelf aan het bekijken van de diverse keuzes aan uitlegbaarheid en uitvoerbaarheid. Bovendien zal de PUO tijd nodig hebben voor de uiteindelijke implementatie. In de verkenningsfase moet deze implementatietijd erkend worden en meegenomen in de planning van de vervolgfases. Ook hiervoor geldt dat een vroegtijdige afstemming met de PUO over de (on)mogelijkheden bij de overgang.

Bij een multi-client PUO, zoals TKP, moeten pensioenfondsbesturen en sociale partners zich realiseren dat er ook een samenhang is met de besluitvormingstrajecten van andere klanten. Natuurlijk moeten besturen en sociale partners hun eigen vrijheid behouden en keuzes kunnen maken. Desalniettemin, hoe meer soortgelijke keuzes er worden gemaakt, des te efficiënter de implementatie kan worden gerealiseerd tegen lagere kosten. Er ontstaat dan zelfs een beetje vrijheid bij de overgang, omdat er geprofiteerd kan worden van eerdere vergelijkbare overgangen.”

Wie

Bij de transitie naar een gewijzigde pensioenregeling in het vernieuwde pensioenstelsel zijn verschillende partijen betrokken. Ieder heeft zijn eigen rol en bevoegdheden (stap 2). Het projectplan raakt zowel de invulling van de door werkgever(s) en werknemersvertegenwoordiging (vakbonden/OR) te kiezen gewijzigde pensioenregeling als het beleid, de uitvoering en de uitbesteding van en door het pensioenfondsbestuur. Commitment van alle partijen aan het projectplan en de projectstructuur is dan ook cruciaal.

Het projectplan en de projectstructuur kennen een interne en externe component. 
De interne component betreft de interne besluitvormingsprocessen van het pensioenfonds. Het ligt voor de hand dat het pensioenfondsbestuur hier het initiatief neemt en bij het opstellen de pensioenfondsorganen en andere partijen (zoals externe sleutelfunctionarissen en uitbestedingspartijen) consulteert en/of informeert. 

De externe component betreft de afstemmings-/overlegmomenten en besluitvorming met/door werkgever(s) en werknemersvertegenwoordiging. Zowel werkgever(s), werknemersvertegenwoordiging als het pensioenfondsbestuur kunnen het initiatief nemen voor het doen van een eerste voorstel. Als het pensioenfondsbestuur het initiatief neemt, is het verstandig de werkgever(s) en werknemersvertegenwoordiging te informeren en bij aanvang te vragen naar eventuele kaders. Omgekeerd geldt dat als werkgever(s) en/of werknemersvertegenwoordiging het initiatief nemen, het verstandig is vanuit het pensioenfondsbestuur eventuele kaders – zie stap 4 - direct mee te geven.

Tip: Bij het transitietraject zijn verschillende partijen betrokken. Er zullen dus ook meerdere projectplannen en projectstructuren zijn. Deze zullen overlappen waar de partijen samenwerken en/of overleggen, maar zijn ook deels afzonderlijk. Denk bijvoorbeeld aan de afstemming met de interne gremia van een partij. De interne afstemming bij een andere partij is inhoudelijk minder interessant, maar voor het tijdpad wel degelijk relevant. Het bij de start afstemmen van de verschillende projectplannen en projectstructuren met de betrokken partijen draagt bij aan realistisch tijdpad waarin voldoende ruimte is voor zowel onderlinge als interne afstemming. 

Tip: Wat betekent de transitie voor (eventueel) vrijwillig aangesloten werkgevers? Wat zijn de einddata van de uitvoeringsovereenkomsten en welk handelingsperspectief kunt u als pensioenfondsbestuur bieden?

Tip: Attendeer werkgevers op eventuele excedentregelingen.

“Het succes van de pensioentransitie zit in de combinatie van goed stakeholdermanagement, complexiteitsmanagement én projectmanagement. Indien er geen goede balans is tussen en/of onvoldoende aandacht is voor deze drie expertisegebieden, dan is het risico groot dat het resultaat niet bereikt gaat worden.”

Quote: AethiQs

Wanneer

Het wetsvoorstel Wet toekomst pensioenen is nog in ontwikkeling en 2027 lijkt ver weg. Het aantal te nemen besluiten en de daaraan voorafgaande voorbereiding is evenwel groot. Een projectplan en projectstructuur kunnen bijdragen aan het verkrijgen van inzicht in de benodigde tijd voor het doorlopen van de verschillende (met elkaar samenhangende) stappen. 

Vergroot afbeelding

Een projectplan is een levend document. Het kan worden uitgewerkt dan wel aangepast naarmate er meer bekend is en de tijd vordert. Denk hierbij aan het wetsvoorstel Wet toekomst pensioen dat – naar verwachting – in de eerste helft van 2022 in de Tweede Kamer ligt en de uitwerking van de lagere regelgeving. Ook kan er in de startfase sprake zijn van meerdere scenario’s die in de loop der tijd in aantal afnemen.

“Ik raad de bestuurders van alle pensioenfondsen en verzekeraars aan om op tijd te beginnen met zich voor te bereiden. Ga niet pas nadenken als de wet er ligt, maar deel kennis en help elkaar. Zorg dat je voldoende inhoudelijke capaciteit in huis hebt om keuzes te maken. Het wordt een gigantische operatie.”

Stan Kaatee Directeur Generaal Werk SZW

• [Document] Sprenkels &Verschuren ‘Projectrisicoanalyse implementatie Wet toekomst pensioenen’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management – Bram Stegeman en Albert Smolenaers  ‘Vertraging WTP staat warming up niet in de weg’
• [Document] Probability & partners ‘Het pensioenakkoord: wat komt er op de bestuurstafel’
• [Video] SPO Perform Interview Wouter van Eechoud ‘Fonds DB/DC/Hybride regeling: ervaring uit de praktijk’
   

Hoe

Een projectorganisatie en projectplan kennen een bepaalde structuur of opbouw. De omvang en inhoud zullen per situatie anders zijn. Hieronder enkele documenten ter inspiratie. 

• [Document] Voorbeeld projectplan Montae & Partners ‘Blauwdruk’
• [Document] Voorbeeld projectplan Ortec Finance ‘Besluitvormingsproces uitwerking nieuw pensioencontract’
• [Document] Voorbeeld projectplan Aon ‘Integrale planning pensioenakkoord’
• [Document] Voorbeeld stappenplan Sprenkels &Verschuren ‘Uitvoering pensioenakkoord’
• [Webcast] Willis Towers Watson ‘Een rimpelloze transitie’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management – Erik Beckers ‘Doelmatig procesmanagement bij transitie naar nieuwe stelsel’
• [Document] Sprenkels &Verschuren ‘Projectrisicoanalyse implementatie Wet toekomst pensioenen’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management – Bram Stegeman en Albert Smolenaers ‘Vertraging WTP staat warming up niet in de weg’
• [Document] Probability & partners ‘Het pensioenakkoord: wat komt er op de bestuurstafel’
• [Video] SPO Perform Interview Wouter van Eechoud ‘Fonds DB/DC/Hybride regeling: ervaring uit de praktijk’

Vergroot afbeelding

Wie sociale partners zijn, hangt samen met het al dan niet aanwezig zijn van een cao. Als er een cao is waarin werkgever(s) en vakbonden afspraken hebben gemaakt over de arbeidsvoorwaarde pensioen, dan zijn zij (voor die afspraken) de sociale partners waarmee het ondernemingspensioenfonds te maken heeft. 
Mocht er geen cao zijn of zijn er buiten deze cao om afspraken gemaakt die het pensioenfonds uitvoert, dan zal de ondernemingsraad betrokken zijn en samen met de werkgever(s) de sociale partners vormen.  

Bevoegdheidsverdeling: Hoewel sociale partners (werkgever(s) en vakbond(en) of ondernemingsraad) en pensioenfondsbestuur gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat hebben zij zelfstandige rollen en bevoegdheden in het transitietraject. 

Het wetsvoorstel Wet toekomst pensioenen beoogt geen wijziging in de bestaande bevoegdheidsverdeling. De transitie naar het vernieuwde pensioenstelsel brengt wel nieuwe vraagstukken met zich mee, ook rondom de bevoegdheidsverdeling. Denk aan onderwerpen als contractkeuze, afschaffen doorsneepremie, invaren, compensatie, solidariteitsreserve en risicohouding. 

Let op! Bent u een ondernemingspensioenfonds waarbij de werkgever is gedispenseerd van verplichte deelname aan een bedrijfstakpensioenfonds dan is er ook een relatie met het verplichtgestelde bedrijfstakpensioenfonds. De vraag is wat er gaat gebeuren met de wettelijke voorwaarden voor (het behouden van) de dispensatie. Meer hierover in stap 4. 

Een illustratie van de rolverdeling:

Vergroot afbeelding

Om het proces van besluitvorming in de transitie goed te kunnen doorlopen, is het essentieel de rollen en verantwoordelijkheden vooraf helder te hebben. Inzicht in de onderlinge samenhang is daarbij belangrijk. De keuzes van de ene partij kunnen (de kaders van) de te maken keuzes door de andere partij beïnvloeden. Zo ligt de bevoegdheid tot het bepalen van de inhoud van de pensioenregeling (grotendeels) bij sociale partners. Bij de opdrachtaanvaarding dient het pensioenfondsbestuur deze regeling echter te toetsen op het voldoen aan wet- en regelgeving (waaronder gelijkebehandelingswetgeving en de evenwichtigheid), de uitvoerbaarheid (op beheerste en integere bedrijfsvoering tegen redelijke kosten), de uitlegbaarheid en de beleidsdoelstellingen en uitgangspunten van het pensioenfonds. 

Naast de formele bevoegdheidsverdeling en de wettelijke kaders helpt het om in een vroegtijdig stadium aandacht te besteden aan de onderlinge samenhang van bevoegdheden/ verantwoordelijkheden. Het totaalbeeld is behulpzaam bij het concretiseren van het proces (stap 1).

Vergroot afbeelding

• [Document] Willis Towers Watson ‘Pensioenakkoord: de verantwoordelijkheidsverdeling’
• [Document] Blue Sky Group ‘Transitieversnellers: de verantwoordelijkheden op hoofdlijnen verdeeld’
• [Document] Stichting van de Arbeid ‘Interview pensioenfondsbestuurder en sociale partners’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management – Edward Mulder ‘Governance en tijdslijnen’

Vergroot afbeelding

Krachtenveld: Sociale partners en het pensioenfondsbestuur zijn weliswaar de primaire partijen in het besluitvormingsproces, maar zij opereren niet in een vacuüm. Zij hebben te maken met een (eigen) krachtenveld: interne organen, de uitvoering (uitbestedingspartijen), achterban/belanghebbenden, externe toezichthouders, politiek/maatschappelijk draagvlak maar ook praktische kaders als financiële mogelijkheden, het aflopen van de cao, toekomstperspectief van het pensioenfonds etc. 

Het aan het begin van het transitietraject inventariseren van het krachtenveld en het tijdig meenemen (informeren/ consulteren) van de relevante partijen heeft belangrijke voordelen voor zowel het draagvlak als het efficiënt doorlopen van het besluitvormingsproces. 

• [Webinar] Koolcc ‘Krachtenveldanalyse’
• [Video] Montae ‘Stakeholdermanagement’
• [Video] AFM 'Pensioentoezicht AFM'

Wat zijn bijvoorbeeld de verschillende rollen/bevoegdheden én verantwoordelijkheden van de pensioenfondsorganen bij (het doorlopen van) het transitietraject op weg naar een andere pensioenregeling?

• [Document] PricewaterhouseCoopers ‘De rol van het verantwoordingsorgaan bij de transitie’ 
• [Document] GPSS ‘Stappen verantwoordingsorgaan voorbereidingsfase’ 
• [Webinar] Pensioenfederatie ‘Voorbereiding verantwoordingsorgaan WTP’
• [Document] VITP ‘Intern toezicht op de transitie: tools en tips’

En de governance in brede zin (sleutelfuncties, compliance, risicomanagement

• [Document] Pensioen Bestuur & Management – Edward Mulder ‘Governance en tijdslijnen
• [Document] Pensioenfederatie ‘De 2e en 3e lijn in het transitietraject’
• [Document] Price Waterhouse Coopers ‘De impact van het nieuwe pensioenstelsel op risicomanagement’

En op welke wijze kunnen groepen belanghebbenden worden meegenomen in het proces? Hoe zorg je voor draagvlak en het gevoel bij deze groepen dat ze worden gehoord en hun belangen worden behartigd? (Zie ook stap 6). 

Tip: Attendeer sociale partners op eventuele verenigingen van pensioengerechtigden en/of slapers.

• [Document] Pensioen Bestuur & Management - Marleen Veldhuis-Buijsman ‘Pak de aandacht van jongeren: vier learnings uit de praktijk’

Belangrijke stakeholders zijn verder de uitbestedingspartijen. Aandachtspunt is ook de interactie tussen de uitbestedingspartijen: meer samenhang tussen vermogensbeheer en de pensioenadministratie is onvermijdelijk in het vernieuwde pensioenstelsel. Allereerst moet de basis goed zijn: Is de dienstverlening door de huidige uitbestedingspartijen voor de komende jaren zeker? Zitten er voorwaarden aan het voortzetten van de pensioenbeheerovereenkomst? Wanneer is de (deelnemers)administratie bij de uitvoeringsorganisatie gereed voor de overgang op een ander pensioencontract? De (on)mogelijkheden bij uitbestedingspartijen zullen mede bepalen welke concrete keuzes er daadwerkelijk (bij sociale partners) voorliggen. 

• [Video] SPO Perform – Interview Wim Henk Steenpoorten ‘Rol uitvoerder bij transitie’
• [Document] 'Joke Westenbrink (TKP) en Joost Petit (APG) 'Uitvoeringsorganisaties verkennen samen uitdagingen van nieuwe pensioenstelsel'
• [Video] Stichting van de Arbeid – Interview Frits Bart en Jochem Dijckmeester ‘Rol van pensioenuitvoeringsorganisaties’
• [Video] Stichting van de Arbeid, Interview Arno IJmker en Eus Pontenagel ‘Belang andere inrichting pensioenadministratie’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management – Arjan van de Griend en Lieke Werner ‘Uitvoering verandert in nieuwe pensioenstelsel’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management – Linda Verweerde en Jeroen van Schaik ‘No regrets bij implementatie pensioenakkoord’

Vergroot afbeelding

Waarom

Een goede voorbereiding op de komende wijzigingen kost tijd en zorgt ervoor dat alle bij het transitietraject betrokken partijen afgewogen besluiten kunnen nemen. Een goede voorbereiding begint met duidelijkheid over het proces, de rollen en verantwoordelijkheden.

Efficiency: Duidelijkheid over de bevoegdheidsverdeling en inzicht in het krachtenveld draagt bij aan een efficiënt besluitvormingstraject en daarmee aan een efficiënte transitie naar een gewijzigde pensioenregeling onder het vernieuwde pensioenstelsel. Het niet (volledig) juist inschatten van het (inhoudelijke) speelveld bij een van de partijen kan bovendien leiden tot het moeten heroverwegen van bepaalde besluiten of het opnieuw doorlopen van bepaalde besluitvormingsprocessen.

Draagvlak: Naast efficiency biedt duidelijkheid rondom bevoegdheden en proces ook rust. Als partijen weten wanneer wat van hen wordt verwacht en/of op welke momenten zij worden geïnformeerd/geconsulteerd, zal dit bijdragen aan het draagvlak. Zeker als zij actief worden betrokken bij het vaststellen van (onderdelen van) de rolverdeling en het proces. 

(Algemeen) kennisniveau

Kennis vormt de basis voor besluitvorming over de inrichting van de pensioenregeling van de fondsdeelnemers voor de komende decennia. Denk daarbij aan kennis van de huidige pensioenregeling, kennis van de rollen en bevoegdheden van alle betrokken partijen, kennis van de nieuwe contractvormen onder de Wet toekomt pensioenen, kennis van vermogensbeheer (meer focus op beleggingen en (de toedeling van) rendementen) én kennis van de stappen/te maken keuzes op weg naar een andere pensioenregeling. Kennis vormt de basis voor de diverse te maken keuzes en daarmee voor de besluitvorming. Welke kennis benodigd is, verschilt per pensioenfonds (en arbeidsvoorwaardentafel). De impact van de nieuwe regels is niet voor ieder pensioenfonds hetzelfde.

• [Document] SPO Perform ‘SPO Geschiktheid nieuwe pensioenstelsel’

Naast kennis over de algemene onderwerpen is het ook goed kennis te vergaren over wat dit concreet betekent voor uw pensioenfonds. Wat is de impact voor uw pensioenfonds? Met welke karakteristieken van uw pensioenfonds moet rekening worden gehouden? Wat betekent het voor de verschillende deelgebieden?

Tip: Breng in kaart op welke onderwerpen bij wie sprake is van kennisleemte en pak dit gezamenlijk op.
Tip: Onderzoek of er mogelijkheden zijn om samen te werken met andere pensioenfondsen/partijen. Dit scheelt op het kostenaspect, maar geeft bij discussies ook inzicht hoe andere pensioenfondsen/partijen het transitietraject aanvliegen.

Naast het bieden van verschillende webinars, podcasts, documenten etc. per onderwerp, zijn er ook diverse handreikingen beschikbaar die meerdere onderwerpen omvatten. Hieronder treft u de verschillende handreikingen aan ter inspiratie; eerst de handreikingen die meerdere onderwerpen samen adresseren en vervolgens per onderwerp.

• [Document] Pensioen Bestuur & Management – Gosse Alserda, Arjen Tebbenhof en Jenze Sibma ‘Drie misverstanden rondom keuze tussen NPC en WVP’
• [Video] Achmea Pensioenservices – Agnes Joseph ‘2 contracten pensioenakkoord’
• [Webinar] Pensioenfederatie 'Masterclass Contractkeuze' (sheets)

Naast de te maken keuze voor het pensioencontract moeten er uiteraard nog meer keuzes worden gemaakt op een aantal andere onderwerpen. Hoewel deze onderwerpen geen eigen stappenplan hebben en veel onderwerpen pas in de volgende fase aan bod komen, is het ook goed om te kijken naar het kennisniveau op deze onderwerpen.

Transitie-FTK

Een vraag die zich al snel aandient op de bestuurstafel is of er, na overleg met sociale partners, gebruik zal worden gemaakt van het transitie-FTK. Het is aan het pensioenfondsbestuur om te beoordelen of het gebruik van het transitie-FTK gerechtvaardigd en evenwichtig is. Voor het gebruik van het transitie-FTK is overigens niet vereist dat zekerheid is over het invaren, maar er moet wel een voornemen tot invaren zijn.

NB: Het gebruik van het transitie-FTK is niet verplicht! Er kan ook voor worden gekozen om de regels van het huidige financieel toetsingskader te blijven toepassen.

• [Video] Montae & Partners - Talkshow ‘Transitie-FTK’
• [Video] Achmea Pensioenservices – Agnes Joseph ‘Transitie FTK’
• [Document] Ortec ‘Onderbouwing vereist in keuze voor Transitie-ftk’
• [Document] Sprenkels & Verschuren ‘ALM in het transitie FTK’

Invaren (of niet)?

In het vernieuwde pensioenstelsel bouwt straks iedereen pensioen op volgens de dan geldende pensioenregels. Het pensioen dat tot het moment van overgang is opgebouwd onder het huidige pensioenstelsel, kan worden overgedragen naar het vernieuwde pensioenstelsel. Dat wil zeggen dat de regels van het nieuwe pensioenstelsel ook van toepassing worden op het pensioen dat al is opgebouwd, het zogenoemde invaren. Het standaardpad is invaren, maar er kunnen ook ongewenste effecten optreden waardoor invaren niet verstandig is.

• [Video] Microlearning Montae & Partners ‘Invaren’
• [Video] Microlearning Montae & Partners ‘Invaren II’
• [Document] BMO Global Asset Management ‘Het transitie-ftk komt eraan’
• [Document] Price Waterhouse Coopers ‘Buy out en carve out mogelijkheden pensioenakkoord’
• [Video] Webinar KPS - Sacha Hoogdalem, Ortec Finance 'Technische aspecten van de transitie en het invaren' (sheets)
• [Document] Netspar Anne Balter, Jan Bonenkamp en Bas Werker ‘Transitie: gevoeligheid voor veronderstellingen en omstandigheden’
• [Document] S.H. Kuiper en M.M. Koomen, 'Wet toekomst pensioenen - invaren!' in Arbeidsrecht 2021/15
• [Document] HVG Law 'Whitepaper: Het nieuwe pensioenstelsel - weet u al wat de beste oplossing is.'
• [Document] Willis Towers Watson, Wichert Hoekert en Heino de Geus 'Pensioenakkoord: het belang van datakwaliteit bij invaren'

Vermogensbeheer

In Stap 5 wordt het onderwerp ‘risicohouding en het risicopreferentie-onderzoek’ uitgelicht. Er zitten uiteraard meer aspecten aan het vermogensbeheer in het vernieuwde pensioenstelsel.

Algemeen vermogensbeheer/ beleggingsbeleid

• [Video] Microlearning Montae & Partners ‘Vermogensbeheer’
• [Webinar] Montae & Partners ‘Pensioenakkoord & Vermogensbeheer’
• [Video] AethiQs ‘Beleggen onder de Wet toekomst pensioenen’
• [Video] BMO Global Asset Management Macro Outlook Seminar ‘Pensioenakkoord, verwachte beleggingsimplicaties en de consequenties voor pensioenfondsen’
• [Document] Achmea Pensioenservices ‘Analyse uitwerking pensioenakkoord – Effecten op het beleggingsproces’
• [Document] BMO Global Asset Management ‘Beleggingsimplicaties op hoofdlijnen’
• [Document] Sprenkels & Verschuren ‘Beleggen in het nieuwe pensioencontract’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management – O. Steenbeek ‘Gevolgen NPC voor beleggingsbeleid’
• [Document] Eikelboom en Barentsen - Achmea Investment Management ‘Uitwerking pensioenakkoord: effecten op het beleggingsproces’
• [Document] Netspar Agnes Joseph, Antoon Pelsser en Lieke Werner ‘Beleggingsbeleid bij onzekerheid over risicobereidheid en budget’
• [Podcast] Willis Towers Watson ‘Gevolgen pensioenakkoord voor de beleggingsportefeuille’
• [Document] Sprenkels & Verschuren ‘Life-cycle beleggen uitgelegd’
• [Document] BMO Global Asset Management ‘Pensioenakkoord – aantrekkelijkheid beleggingscategorieën’

Vergroot afbeelding

Renteafdekking

• [Document] BMO Global Asset Management ‘Beleggen per leeftijdscohort en de renteafdekking’
• [Document] BMO Global Asset Management ‘Pensioenakkoord – nu reeds voorsorteren met de renteafdekking’
• [Document] Financial Investigator Column Gosse Alserda Aegon Asset Management ‘Het nieuwe pensioencontract – einde van de renteafdekking?’
• [Webcast] First Pensions ‘Beleggingsbeleid en renteafdekking’

Vergroot afbeelding

Toedeling beleggingsresultaten

• [Document] Netspar Luuk Metselaar en Peter Zwanevel ‘Het (uniform) toedelen van beleggingsresultaten naar bereikbaar pensioen’

Opheffen leenstrictie

• [Document] Ortec Finance ‘Opheffen leenstrictie binnen het nieuwe pensioencontract lijkt free lunch’
• [Document] Financial Investigator nummer 7-2021 ‘Loslaten leenrestrictie leidt tot onmogelijke situatie’

Solidariteitsreserve

De solidariteitsreserve is een verplicht onderdeel binnen de solidaire premieovereenkomst en een mogelijkheid binnen de flexibele premieovereenkomst. De inrichting van de solidariteitsreserve zal aan een aantal wettelijke regels moeten voldoen. De belangrijkste zijn dat de afspraken over de solidariteitsreserve in zijn geheel evenwichtig moeten zijn, dat de solidariteitsreserve niet negatief mag zijn en er een bovengrens zal gelden van 15% van het totale fondsvermogen.

• [Document] Netspar Servaas van Bilsen, Roel Mehlkopf en Antoon Pelsser - ‘De voordelen van de solidariteitsreserve ontrafeld’
• [Document] Netspar ‘De solidariteitsreserve juridisch ontrafeld’
• [Document] Aegon Asset Management ‘Pensioenakkoord uitgelegd Deel 6: Solidariteitsreserve’

Compensatie

In het wetsvoorstel Wet toekomst pensioenen is bepaald dat er een compensatieregeling wordt getroffen om eventuele nadelen van de overstap naar het vernieuwde pensioenstelsel (deels) te compenseren. Deze compensatieregeling duurt tot uiterlijk 2036. Kostenneutraliteit is hierbij het uitgangspunt. Daarnaast wordt de fiscaal gefaciliteerde maximale vlakke premie tijdelijk met 3 procentpunt verhoogd.

• [Webcast] First Pensions ‘Wet toekomst pensioenen – Invaren en compensatie’
• [Document] Netspar Dick Boeijen, Chantal de Groot, Mark Heemskerk, Niels Kortleve, René Maatman ‘Compensatie bij afschaffing doorsneesystematiek’

Fiscale kaders

In het vernieuwde pensioenstelsel zal in alle gevallen eenzelfde maximale leeftijdsonafhankelijke premie gelden, waar er nu nog aparte fiscale kaders zijn voor een middelloonregeling of een beschikbare premieregeling.

• [Document] PricewaterhouseCoopers ‘Fiscale bepalingen Wet toekomst pensioenen’

• [Document] Netspar Bastiaan Starink en Michael Visser ‘Inrichting fiscaal kader bij afschaffing doorsneesystematiek’’
• [Document] Netspar One Pager Bastiaan Starink en Michael Visser ‘Fiscaal kader pensioenakkoord – Beperkte compensatiemogelijkheden bij afschaffing doorsneesystematiek’

Nabestaandenpensioen

Met de komst van het vernieuwde pensioenstelsel verandert ook het nabestaandenpensioen. Niet alleen de partnerdefinitie wijzigt (meer uniform) maar ook de wijze van verzekeren van het nabestaandenpensioen (vóór pensioendatum) wijzigt. Er zal alleen nog een nabestaandenpensioen op risico basis kunnen worden verzekerd.

• [Video] Montae & Partners - Talkshow ‘Nabestaandenpensioen’

Vergroot afbeelding

Keuzebegeleiding

Het vernieuwde pensioenstelsel brengt meer risico en keuzevrijheid voor de deelnemer. De meeste deelnemers zijn zich echter niet bewust van de risico’s of niet of zeer beperkt geïnteresseerd in pensioen. De gevolgen van de te maken keuzes kunnen echter groot zijn. De interactie met de deelnemer en de zorgplicht worden belangrijker. Er wordt in het wetsvoorstel Wet toekomst pensioenen een open norm geïntroduceerd waarmee ruimte wordt geboden om de deelnemers te begeleiden in het maken van keuzes en daarbij zo goed mogelijk aan te sluiten bij de verschillende doelgroepen.

• [Video] Montae & Partners - Talkshow ‘Keuzebegeleiding’
• [Document] Netspar Jelle Strikwerda, Bregje Holleman en Hans Hoeken – ‘Naar de kern van pensioenkeuzes’
• [Document] Montae & Partners ‘Position paper keuzebegeleiding’
• [Document] Netspar Harry van Dalen, Kène Henkens en Niels Kortleve ‘Onzekere pensioenuitkomsten verhogen kans van opname ‘bedrag ineens’
• [Video] AFM 'keuzebegeleiding'

Vergroot afbeelding

Ad 1. Waar staan we nu?

Inzicht in de startpositie kan helpen om de te nemen stappen in het transitietraject in kaart te brengen. Dit kan behulpzaam zijn voor het bestuur, maar ook voor bijvoorbeeld de interne fondsorganen en sociale partners. Denk  aan de huidige pensioenregeling en de specifieke aspecten daarvan zoals het nabestaandenpensioen, het arbeidsongeschiktheidspensioen, premievrije voortzetting, overgangsregelingen, vrijwillige aansluiting/deelname etc. Andere voorbeelden zijn inzicht in de pensioenfondspopulatie, de huidige premie, premiedekkingsgraad, de beleidsdekkingsgraad, een (eventuele) contractuele bijstortverplichting en de indexatieambitie.
 

• [Document] Stichting van de Arbeid ‘Checklist huidige situatie ondernemingspensioenfonds’

Vergroot afbeelding

Ad 2. Randvoorwaarden

• De basis: Een goede pensioenregeling voor elke fondsdeelnemer is het doel. Elk pensioenfondsbestuur staat voor een belangrijke transitieopgave. Juist daarom kan het belangrijk zijn om voorafgaand aan het starten van (de inrichting/invulling van) het transitietraject terug te gaan naar de basis en na te denken over het bestaansrecht/de toekomst van het pensioenfonds.
  
  Complexe wet- en regelgeving, steeds hogere eisen aan de governance/ bestuurlijke competenties en toenemende druk op kostenbeperking, hebben in het recente verleden bij pensioenfondsen geleid tot de vraag of zelfstandig verdergaan in het belang van de fondsdeelnemers (en werkgever(s)) is. Aan het begin van een meerjarig transitietraject kan het stellen van deze vraag een beginpunt zijn. Hoe kijkt het pensioenfondsbestuur hiernaar en wat is de visie van sociale partners?
   
  • Dispensatie: Ingeval u een ondernemingspensioenfonds bent waarbij de werkgever(s) is/zijn gedispenseerd van verplichte deelname aan een bedrijfstakpensioenfonds, dan is de vraag naar het zelfstandig bestaansrecht (mogelijk) extra prangend. Het wetsvoorstel bevat vooralsnog geen uitsluitsel over hoe wordt omgegaan met (bestaande) dispensaties van verplichte deelname aan bedrijfstakpensioenfondsen. Of dispensaties na de overgang naar het vernieuwde pensioenstelsel kunnen worden voortgezet, en zo ja onder welke voorwaarden, is nog niet bekend.
      
    Nu de dispensatie samenhangt met het zelfstandig bestaansrecht, is deze informatie cruciaal. Dit informatieplatform zal zodra meer bekend is deze informatie toevoegen.  
     

• [Document] Montae & Partners ‘Start met de stip op de horizon. Waar wilt u heen als pensioenfonds’
• [Document] Montae & Partners ‘Wat komt eerst: Toekomst pensioenfonds of toekomst pensioenstelsel?’
• [Video] Stichting van de Arbeid, Interview Peter van Gameren en Otto Hulst ‘Toekomstige koers pensioenfonds in relatie tot komst WTP’
• [Document] Montae & Partners ‘Alternatieve uitvoeringsmogelijkheden bij einde pensioenfonds’
• [Document] Sprenkels &Verschuren ‘Pensioenfonds van de toekomst’
• [Document] AethiQs ‘Handreiking liquidatie en collectieve waardeoverdrachten’
• [Document] PensioenMagazine – Jeroen Tuijp ‘De WTP en de gedispenseerde pensioenregelingen: het wordt er niet bepaald eenvoudiger op’
• [Video] DNB 'Voorbereiding op de nieuwe wetgeving'

Als de conclusie is dat het pensioenfonds nog zelfstandig kan voortbestaan, zou een vervolgvraag kunnen zijn wat het toekomstperspectief is en hoe het pensioenfonds van maximale toegevoegde waarde kan blijven voor de pensioenfondsdeelnemers en aangesloten werkgever(s).

• Uitbesteding: De pensioensector kenmerkt zich door uitbesteding. Een groot deel van de pensioenfondsen is in meer of mindere mate afhankelijk van uitbestedingspartijen. Continuïteit van de pensioenadministratie is een basisvereiste. Vragen die in deze verkenningsfase aan de orde zouden kunnen komen, zijn: Is er een (schriftelijke) toezegging van de pensioenuitvoeringsorganisatie dat zij bereid is de pensioenadministratie de komende x jaar te blijven uitvoeren? En is deze toezegging onder redelijke condities? Bijna alles is te koop, maar in deze situatie wilt u te midden van een omvangrijke transitie niet verzeild raken.

De transitie naar het vernieuwde pensioenstelsel is omvangrijk en complex en gaat met risico’s gepaard. Zijn de belangrijkste risico’s afgedekt in de huidige contracten? Denk aan exit bepalingen, rapportages en incidentenregelingen. Ofwel, is de basis van de (contractuele) uitbestedingsrelaties voldoende om als bestuur tijdens de transitie ‘in control’ te blijven?

Natuurlijk zijn er ook zelfadministrerende pensioenfondsen. Hoewel de uitbestedingsketens daar korter zullen zijn doen ook zij er goed aan in nauw overleg te treden met bijvoorbeeld de softwareleverancier.

• [Video] SPO Perform, Interview Wim Henk Steenpoorte ‘Rol van de uitvoerder in de transitie’
• [Video] Stichting van de Arbeid, Interview Frits Bart en Jochem Dijckmeester, ‘Rol van pensioenuitvoeringsorganisaties’

“Het voldoen aan een evenwichtige afweging van belangen bij vaststelling van individueel pensioenvermogen, premie en compensatie gaat veel vergen van het bestuur.”

Quote: Probability

Governance: Een goede governance is een belangrijke basisvoorwaarde. De transitie zal veel (voorbereidings)tijd in beslag nemen. Het pensioenfondsbestuur is in deze transitieperiode ook verantwoordelijk voor de uitvoering van de huidige pensioenregeling. Is de governance-structuur voldoende toegerust voor de komende periode? Is er voldoende capaciteit? Is de benodigde kennis in huis voor countervailing power ten opzichte van externe deskundigen en uitbestedingspartijen? Lopen bestuurstermijnen af? Voldoet het huidige bestuursmodel? Zijn er verkiezingen bij het verantwoordingsorgaan? Kortom: is de benodigde kennis en capaciteit voldoende (geborgd)?

• [Video] AethiQs, ‘De governancetransitie’

Ad 3. Uitgangspunten

Naast de randvoorwaarden kan het in de verkenningsfase inventariseren van de uitgangspunten zinvol zijn. Waar ga je je keuzes op baseren? Waaraan moeten de nieuwe pensioenregeling en de uitvoering voldoen? Wat is bepalend bij de te maken keuzes tijdens de transitie? Een vraag voor het pensioenfondsbestuur maar zeker ook voor sociale partners. Een gezamenlijk beeld aan de start kan bijdragen aan een efficiënt verloop van de transitie.

Vergroot afbeelding

Bij het vaststellen van de uitgangspunten gaat het niet om het maken van keuzes, maar om het gezamenlijk vaststellen/kennisnemen van de kaders die van toepassing zijn. Bijvoorbeeld gebruik maken van het overgangsrecht.

• Overgangsrecht: Sociale partners kunnen overwegen de effecten van het omzetten van de huidige middelloonregeling naar een beschikbare premieregeling met progressieve premiestaffel te onderzoeken. Als sociale partners dit overwegen, kan het verstandig zijn als pensioenfondsbestuur inzicht te geven over wat het gebruik van het overgangsrecht betekent (voor de pensioenuitvoering). In de Memorie van toelichting is overigens aangegeven dat het overgangsrecht niet bedoeld is voor de huidige uitkeringsregelingen bij pensioenfondsen.

• [Document] PricewaterhouseCoopers ‘Overgangsrecht Wet toekomst pensioenen’
• [Video] Deloitte, ‘Webinar WTP: de keuze voor of tegen gebruik van het overgangsrecht’

Een ander belangrijk kader waarbinnen de pensioenregeling moet passen is de  opdrachtaanvaarding: de pensioenregeling moet voldoen aan de toetsingscriteria.

• De opdrachtaanvaarding: In de basis gaan sociale partners over de inrichting van de pensioenregeling. Bij de opdrachtaanvaarding moet het pensioenfondsbestuur evenwel toetsen of zij de pensioenregeling – de opdracht van sociale partners – ook kan uitvoeren. Het behoeft geen betoog dat het voor sociale partners relevant is in een vroegtijdig stadium kennis te nemen van de (uiterste) kaders waaraan de door hen overeen te komen pensioenregeling moet voldoen.
  
  De opdrachtaanvaarding is geregeld in artikel 102a PW. Op grond van dit artikel moet het pensioenfondsbestuur een viertal toetsen doorlopen: 

1. Toets op doelstellingen en beleidsuitgangspunten, waaronder de risicohouding, van het pensioenfonds. Daarbij zijn de volgende vragen aan de orde:

• Past het voorstel in de huidige risicohouding?
• Past het voorstel in de huidige missie, visie en strategie?

2. Toets op evenwichtige belangenafweging (met name ten aanzien van de transitie).

Daarbij zijn de volgende vragen aan de orde:

• Is sprake van evenwicht tussen het algemeen belang en bescherming van individuele rechten?
• Is het voorstel proportioneel? Leidt het voorstel tot excessieve last voor groepen/individuen?

3. Toets op relevante wet- en regelgeving.

Daarbij zijn de volgende vragen aan de orde:

• Is het voorstel in lijn met gelijke behandelingswetgeving?
• Is het voorstel in lijn met de Wet toekomst pensioenen?
• Is het voorstel in lijn met fiscale wetgeving?

4. Toets op integere en beheerste bedrijfsvoering.

Daarbij zijn de volgende vragen aan de orde:

• Is het voorstel financieel haalbaar?
• Is het voorstel technisch uitvoerbaar tegen aanvaardbare kosten?
• Is het voorstel uitlegbaar aan alle stakeholders?

• [Document] Pensioenfonds Shell ‘Schema Opdrachtaanvaarding pensioenfonds’
• [Document] Achmea Pensioenservices, Agnes Joseph ‘4 principes en evenwichtigheid’

De opdrachtaanvaarding omvat verschillende kaders met verschillende impact, maar ze zijn allemaal relevant. De invulling is per pensioenfonds anders. Het in de verkenningsfase adresseren en bespreken van de opdrachtaanvaarding met sociale partners kan bijdragen aan de bewustwording dat er verschillende cirkels van invloed zijn en dat deze cirkels (mogelijk) leiden tot kaders die relevant zijn voor de besluitvorming: kaders in aanvulling op de wettelijke kaders. In deze verkenningsfase gaat het niet om het maken van keuzes, maar om gedachtevorming over waar deze keuzes op te baseren: de uitgangspunten.

Vergroot afbeelding

Bovenstaande figuur is een voorbeeld van hoe een cirkel van invloed er (in de basis) uit zou kunnen zien voor de deelvraag van de vierde toets van de opdrachtaanvaarding: Is het voorstel technisch uitvoerbaar tegen aanvaardbare kosten? Deze cirkel kan verder worden uitgewerkt waarbij vragen aan de orde kunnen komen als: ‘Wat zijn aanvaardbare kosten?’ of ‘Is er een alternatief?’ De omvang van de verschillende cirkels is uiteraard per pensioenfonds verschillend.

Het stellen van dergelijke vragen en het samen ontdekken wat de ‘juridische én praktische kaders’ zijn, is misschien wel de belangrijkste stap in de verkenningsfase. Zowel in het licht van de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het pensioenfondsbestuur en de sociale partners om tot een goede nieuwe regeling te komen, als met betrekking tot een efficiënte transitie.

Het in een vroegtijdig stadium adresseren van deze vragen minimaliseert de kans dat sociale partners (op onderdelen) terug moeten naar de tekentafel omdat het pensioenfondsbestuur de opdracht niet kan aanvaarden. De opdrachtaanvaarding zal een meer formeel moment zijn als partijen hierop hebben voorgesorteerd.  

Andere vragen die het pensioenfondsbestuur (zichzelf) zou kunnen stellen, zijn:  

• Zijn de huidige doelstellingen beleidsuitgangspunten nog actueel?
• Zijn de investment beliefs en missie, visie en strategie nog actueel?
• Wanneer is sprake van een excessieve last voor bepaalde groepen/individuen?
• Wat zijn de kaders van gelijkebehandelingswetgeving?
• Ben ik tevreden met mijn pensioenuitvoeringsorganisatie? En zo niet, wat zijn de mogelijkheden binnen de huidige markt?
• Wat is mogelijk bij mijn huidige pensioenuitvoeringsorganisatie?
• Is invaren in het geval van een bijstortverplichting wel evenwichtig?
• Etc.

Bovenstaande uitgangspunten gaan in op de praktische kaders vanuit het pensioenfonds. Sociale partners opereren echter evenmin in een vacuüm. Pensioen is één van de arbeidsvoorwaarden. Op de arbeidsvoorwaardentafel kunnen naast wettelijke kaders ook praktische kaders van toepassing zijn. Voor een integraal beeld vanuit het pensioenfonds kan het opvragen van deze kaders bij sociale partners behulpzaam zijn.

Ook het nieuwe fenomeen van de opdrachtbevestiging streeft duidelijkheid tussen sociale partners en het pensioenfonds na.

Opdrachtbevestiging

“Het doel van de opdrachtbevestiging is tweeledig. Ten eerste bevat de opdrachtbevestiging een onderbouwing van de door het pensioenfonds gekozen inrichting van de instrumenten, zowel waar deze voortvloeien uit arbeidsvoorwaardelijke keuzes als vallen onder de discretionaire bevoegdheid van het pensioenfondsbestuur. Ten tweede borgt de opdrachtbevestiging dat sociale partners en pensioenfonds ex ante hetzelfde beeld hebben bij de opdracht en de consequenties van arbeidsvoorwaardelijke keuzes voor onder meer de deelnemers.
Hoewel deze opdrachtbevestiging een sluitstuk is van de afspraken die in het proces van opdrachtaanvaarding worden gemaakt, verwacht de regering dat dit ook impact zal hebben op het iteratieve proces hiernaartoe. Zo is het van belang dat pensioenfondsen tijdig inzicht geven in de consequenties van keuzes die op de arbeidsvoorwaardentafel worden gemaakt. Deze opdrachtbevestiging, inclusief de onderbouwing zal bij algemene maatregel van bestuur nader worden uitgewerkt.”

MvT p. 107/108 Consultatiedocument wetsvoorstel Wet toekomst pensioenen

Ad 4. Hoe voor te sorteren op het einddoel?

Naast de randvoorwaarden en uitgangspunten, kan op termijn voordeel worden behaald door nu bepaalde stappen te nemen: de zogenaamde no-regrets. Ook deze zullen voor ieder pensioenfonds anders zijn dan wel een andere concrete invulling hebben. Enkele veelvoorkomende onderwerpen zijn hieronder kort benoemd.  

• Datakwaliteit: Betrouwbare data zijn essentieel voor het omzetten van de huidige pensioenvermogens naar individuele pensioenvermogens. Als hier nog stappen moeten worden gezet, dan kost dit tijd en is het zaak hier op korte termijn aandacht aan te
  besteden. Wat is uw uitgangspunt? Heeft u een beleid op datakwaliteit? Zo niet, is dit wellicht een goed moment dit op te stellen? Zo ja, behoeft dit beleid met het oog op de aankomende transitie aanscherping? Wilt u extra controles gaan uitvoeren en hoe deze vorm te geven? Hoe kijkt uw pensioenuitvoeringsorganisatie hier tegenaan?

PGB Pensioendiensten over datakwaliteit

“Datakwaliteit is een thema waar idealiter ook vóór de transitie al veel aandacht aan besteed wordt. Een aantal punten die zullen helpen om de datakwaliteit te verbeteren:

1.  Vereenvoudiging en uniformering van regelingen voorafgaand aan de transitie helpt de datakwaliteit te verbeteren. Hier is echter in veel gevallen medewerking van sociale partners voor nodig. Ga hier vanuit het fonds tijdig de dialoog over aan met zowel uitvoeringsorganisatie als sociale partners.
2.  Hoe minder uitzonderingen en speciale gevallen er in de nieuwe regelingen zitten, hoe beter de datakwaliteit zal zijn. Vaak is er bereidheid vanuit sociale partners om hierover mee te denken, als dit thema expliciet benoemd wordt. Aanbeveling aan besturen is om dit punt helemaal aan het begin van het traject te benoemen en te kijken of er afspraken mogelijk zijn om als uitgangspunt te nemen om het aantal uitzonderingen te minimaliseren.
3. Datakwaliteit bij het fonds wordt sterk beïnvloed door de kwaliteit van wat werkgevers zelf aanleveren. Besteed hier voldoende aandacht aan. Met name: zijn de nieuwe afspraken zodanig dat werkgevers de benodigde gegevens eenvoudig en op een kwalitatief goede manier aan kunnen leveren?”

• [Video] SPO Perform ‘Microlearning Aron Jeurnick: Datakwaliteit pensioenfondsen’
• [Document] PricewaterhouseCoopers ‘Datakwaliteit: Data gereed voor transitie’
• [Webinar] Montae & Partners ‘Sturen op datakwaliteit’
• [Webinar] SPO Perform ‘Pensioenfondsbestuur en belang datakwaliteit’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management,  Mark Verschuren ‘Rol datamanagement in aanloop naar waarheidsmoment’
• [Document] Sprenkels &Verschuren ‘Transitie pensioenuitvoering: Beheerst en integer naar het nieuwe pensioenstelsel’
• [Video] HVG Law en EY 'Webinar: Nieuw pensioencontract en datakwaliteit'
• [Video] HVG Law en Ernst & Young 'Webinar: datakwaliteit - onderscheidende factor of groot obstakel?' (sheets)

Vergroot afbeelding

• Complexiteit: In 2017/2018 heeft DNB onderzoek gedaan naar de robuustheid van pensioenadministraties. Hieruit is gebleken dat er een relatie is tussen de kans op fouten in de berekening van pensioenaanspraken en de complexiteit in pensioen- en overgangsregelingen. Daarnaast is er een relatie tussen complexiteit en kosten. In de fase voorafgaande aan de transitie kan het eerst ‘schoon schip maken’ een overweging zijn.
  • [Document] TKP ‘Whitepaper: Van pensioenakkoord naar pensioencontract: Aandachtspunten rond uitlegbaarheid en uitvoerbaarheid’
  • [Document] DNB ‘Good Practice Robuuste pensioenadministratie’

“Aan de uitvoerbaarheid van het nieuwe pensioenstelsel zitten nogal wat haken en ogen. De keuzes die u nu maakt, hebben direct invloed op de uitvoerbaarheid (en mogelijk op de kosten van uitvoering).

Bijvoorbeeld omdat de administratie complexer wordt. Of omdat we moeilijker de informatie naar boven kunnen halen die een deelnemer wil hebben.”

TKP

Vergroot afbeelding

PGGM over welke vragen sociale partners en/of pensioenfondsbesturen aan de pensioenuitvoeringsorganisatie zouden kunnen stellen ten aanzien van de uitvoering/uitvoerbaarheid van de transitie naar het vernieuwde pensioenstelsel?

• “Wat is een realistische tijdsplanning? Bij een te noemen geambieerde transitiedatum: welke keuzes moeten per wanneer definitief zijn gemaakt om voldoende doorlooptijd te hebben voor de uitvoering van de transitie?
• Welke criteria worden toegepast ten aanzien van uitvoerbaarheid?
• Wat zijn vanuit uitvoeringsperspectief de belangrijkste factoren die van invloed zijn op de complexiteit van de uitvoerbaarheid en de uitlegbaarheid van de transitie?
• Op welke onderwerpen men wanneer verdiepende informatie wenst te ontvangen.”

Uitbesteding en monitoring: Het pensioenfondsbestuur is wettelijk verantwoordelijk voor de volledige en juiste administratie en vaststelling van pensioenaanspraken en -rechten. Het ‘in control’ zijn van het pensioenfondsbestuur hangt nauw samen met de gemaakte (resultaats)afspraken, de wijze van monitoring en evaluatie van uitbestedingspartijen. Zijn de huidige overeenkomsten met uitbestedingspartijen voldoende toekomstbestendig/transitieproof? Is er ruimte voor werkzaamheden voor de transitie of moeten hier nadere afspraken over worden gemaakt? En in het geval dat uw administratie is ondergebracht bij een multicliëntuitvoerder, kan samenwerking met andere pensioenfondsen dan van meerwaarde zijn? 

• [Video] Stichting van de Arbeid, Interview Arno IJmker en Eus Pontenagel ‘Belang andere inrichting pensioenadministratie’
• [Document] Achmea Pensioen Services, Lieke Werner ‘Nieuw stelsel verandert uitvoering’
• [Document] Price Waterhouse Coopers ‘Samenwerking en uitbesteding – pensioenuitvoeringsorganisaties en vermogensbeheerders’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management, Linda Verweerde en Jeroen van Schaik ‘No regrets bij implementatie pensioenakkoord’
• [Document] DNB ‘Guidance: Uitbesteding door pensioenfondsen’

De loonaangifteketen: De loonaangifteketen (LAK) is een samenwerkingsverband van de Belastingdienst, UWV en het CBS. In deze keten worden gegevens één keer opgevraagd en aan verschillende afnemers beschikbaar gesteld. Het idee is dat door de loonaangifteketen bedrijven besparen op de administratieve lasten en de overheid op de uitvoeringskosten. Het aansluiten van het SV-loon en het salarisbegrip is in het verleden vaak een knelpunt gebleken om over te kunnen stappen op de LAK. Nu er een nieuwe pensioenregeling overeengekomen moet worden is dit mogelijk een kans (voor sociale partners) om deze begrippen te laten aansluiten – aan de hand van de definitie van pensioengevend salaris – met het oog op de voordelen die aansluiting bij de LAK (ook voor het pensioenfonds) met zich meebrengt.

Vergroot afbeelding

• [Webinar] Pensioenfederatie ‘Loonaangifteketen’ (sheets)

• Kosten: De transitie naar het nieuwe pensioenstelsel is omvangrijk en complex en leidt onvermijdelijk tot significante (transitie)kosten. Kostenbeheersing is juist nu essentieel. Iedere euro uit het pensioenvermogen is een euro van de pensioenfondsdeelnemer en hier dienen we bewust en zorgvuldig mee om te gaan.
  Voor het draagvlak en vertrouwen in het pensioenstelsel is het essentieel dat de (gewekte) verwachtingen (grotendeels) aansluiten bij de resultaten: één van de redenen voor de wijziging van het pensioenstelsel.
  Uiteindelijk is het pensioenfonds de boodschapper van het resultaat. Een resultaat van premie vermeerderd met beleggingsresultaten én verminderd met kosten. Transparantie en uitlegbaarheid van deze kosten is essentieel en zal met de overstap naar een premieregeling aan belang toenemen. De uitvoeringskosten komen immers niet meer uit het collectief maar komen ten laste van het pensioenresultaat van de individuele pensioenfondsdeelnemer.
  
  Wat zijn de te verwachten kosten? Wie betaalt de rekening van de aanpassing van de administratiestraten bij de pensioenuitvoeringsorganisaties? Wie betaalt de eventuele correcties na onderzoek op de datakwaliteit en/of het onderzoek? Wie (pensioenfondsbestuur/sociale partners) huurt welke externen in? Maar wellicht ook: leidt het samen optrekken van pensioenfondsen mogelijk tot kostenbesparing? Wat is er al beschikbaar en waar moet het wiel echt zelf worden uitgevonden? En ten slotte het communicatie-aspect: verwachtingsmanagement. De transitie is een omvangrijke operatie en deze kost geld. Wat betekent dit nu voor de pensioenfondsdeelnemer? Maar misschien wel het belangrijkst: welk kostenpercentage vinden sociale partners en pensioenfondsbestuur acceptabel en hoe hierop (samen) te sturen?

• [Document] PricewaterhouseCoopers ‘Het effect van het pensioenakkoord op uitvoeringskosten’

• Leren van elkaar: Pensioenfondsen zijn onderling geen concurrenten. Dit is een unieke positie om kennis te delen en inspiratie op te doen dan wel lering te trekken uit ervaringen van andere pensioenfondsen. Op welke punten kunnen we samen vooruitkijken en optrekken? Maar ook: wat kunnen we leren van verzekeraars die al veel langer in een DC-omgeving opereren.

Vergroot afbeelding

Ad. 5 Welke keuzes wanneer?

De neiging om direct aan de slag te gaan met de grote vraagstukken die bij de transitie komen kijken, is begrijpelijk. De startpositie, randvoorwaarden en uitgangspunten zijn echter essentiële onderdelen om de keuzes bij de grote vraagstukken als contractkeuze, het moment van overgang, compensatie etc. te kunnen maken. Dit neemt niet weg dat voorbereiding op deze vraagstukken door kennisvergaring (stap 3) en het in kaart brengen welke informatie benodigd is om de verschillende keuzes te kunnen maken, parallel kunnen lopen aan het inventariseren van de basis, randvoorwaarden en uitgangspunten.

Denk hierbij naast algemene kennisvergaring aan:

• Bepaalde afhankelijkheden: aan welke knoppen kunt u draaien en hoe verhouden die zich tot elkaar? Bijvoorbeeld: een besluit tot invaren heeft impact op de vraag of en in hoeverre compensatie nodig is.
• Welke voor onze situatie specifieke informatie is nodig om de grote vraagstukken te kunnen beantwoorden?

Welke randvoorwaarden horen bij de verschillende vraagstukken en hoe deze te concretiseren? Bijvoorbeeld: als een pensioenregeling een solidariteitsreserve bevat, welke doelen zijn dan belangrijk?

• [Presentatie] Aon ‘Kwantitatieve inzichten’ (TIP)

• Risico’s: Het is belangrijk risico’s goed in beeld te hebben. Wat zijn voor uw pensioenfonds bijvoorbeeld de drie belangrijkste risico’s in het kader van de transitie? Hoe gaat u hierop voorsorteren/acteren? En is het wellicht verstandig periodiek overleg te hebben over de voortgang, de risico’s en knelpunten met sociale partners, pensioenuitvoeringsorganisatie/uitbestedingspartijen, fondsorganen et cetera?

Mogelijke risico's kunnen zijn:

• Datakwaliteit
• Tijdsaspect
  • Capaciteit
  • Benodigde tijd voor besluitvorming sociale partners
  • Benodigde tijd voor pensioenadministratie en onderlinge aansluiting etc. 
• Juridische aspecten (bijvoorbeeld claims)
• Draagvlak onder fondsdeelnemers / communicatie
• Compensatie uit fondsvermogen

Kortom: In deze verkenningsfase staat niet het maken van keuzes, maar het voorsorteren op deze keuzes en het in kaart brengen van risico’s centraal. Een noodzakelijke voorbereiding om in de volgende fase geïnformeerde besluiten te kunnen nemen. Wanneer je deze keuzes kunt maken, volgt uit het doorlopen van de verkenningsfase. Dan is duidelijk welke informatie nodig is, welke stakeholders wanneer moeten worden betrokken en hoe dit zich verhoudt in de tijd.

Vergroot afbeelding

• [Document] PricewaterhouseCoopers ‘De impact van het nieuwe pensioenstelsel op risicomanagement’
• [Video] Montae & Partners ‘Microlearning eigenrisicobeoordeling’
• [Document] AethiQs ‘Eigenrisicobeoordeling’
• [Document] Sprenkels & Verschuren ‘Eigenrisicobeoordeling praktische handvaten en concrete voorbeelden’
• [Webinar] Montae & Partners ‘Webinar Eigenrisicobeoordeling in de praktijk’
• [Document] DNB ‘Good practice Informatiebeveiliging’

Waarom

Door de uitgangspunten en randvoorwaarden te inventariseren, beschikbaar te stellen en vervolgens te verifiëren bij sociale partners en eventuele aannamen te toetsen, ontstaat een integraal overzicht bij partijen.

Dit integrale beeld brengt focus aan in het besluitvormingsproces en vergemakkelijkt het inbrengen van onderwerpen/aandachtspunten door het pensioenfondsbestuur. Als alle partijen een integraal beeld hebben, kan de inbreng vanuit het pensioenfondsbestuur ook makkelijker in context worden geplaatst.

Wanneer

Het is belangrijk dat bij afronding van de verkenningsfase conceptvoorstellen, veelal kwalitatief van aard, zijn geformuleerd, waarmee uitwerking in de volgende fase van het besluitvormingsproces kan worden opgepakt. Hoe eerder het integrale beeld van de uitgangspunten en randvoorwaarden beschikbaar is, hoe eerder daarover het gesprek kan worden gestart met sociale partners en de interne pensioenfondsorganen en hoe meer andere partijen gebruik (zullen) maken van de deskundigheid van het pensioenfonds.

Wie

Het pensioenfondsbestuur heeft het beste overzicht over de huidige situatie met betrekking tot de regeling. Het is verstandig de uitgangspositie voor sociale partners (en fondsorganen) inzichtelijk te maken zodat er een gelijk beeld is. Tegelijkertijd kan ook aan sociale partners de vraag worden gesteld of er vanuit de arbeidsvoorwaardetafel sprake is van randvoorwaarden of uitgangspunten waarvan het voor het pensioenfondsbestuur handig zou zijn om kennis van te nemen.

Sociale partners en het pensioenfondsbestuur zijn immers gezamenlijk verantwoordelijk voor het aansluiten van aanbod en aanvaarding bij de opdrachtaanvaarding en een goed begin is het halve werk.

Hoe

• [Webinar] Montae & Partners ‘Het pensioenakkoord en verandervermogen’
• [Document] Stichting van de Arbeid ‘Checklist huidige situatie’
• [Document] Montae & Partners ‘Start met de stip op de horizon. Waar wilt u heen als pensioenfonds’
• [Document] Montae & Partners ‘Wat komt eerst: Toekomst pensioenfonds of toekomst pensioenstelsel?’
• [Video] Stichting van de Arbeid, Interview Peter van Gameren en Otto Hulst ‘Toekomstige koers pensioenfonds in relatie tot komst WTP’
• [Document] Montae & Partners ‘Alternatieve uitvoeringsmogelijkheden bij einde pensioenfonds’
• [Document] Sprenkels &Verschuren ‘Pensioenfonds van de toekomst’
• [Document] AethiQs ‘Handreiking liquidatie en collectieve waardeoverdrachten’
• [Video] SPO Perform, Interview Wim Henk Steenpoorte ‘Rol van de uitvoerder in de transitie’
• [Video] Stichting van de Arbeid, Interview Frits Bart en Jochem Dijckmeester, ‘Rol van pensioenuitvoeringsorganisaties’
• [Video] AethiQs ‘De governancetransitie’
• [Document] PricewaterhouseCoopers ‘Overgangsrecht Wet toekomst pensioenen’
• [Video] Deloitte, ‘Webinar WTP: de keuze voor of tegen gebruik van het overgangsrecht’
• [Document] Pensioenfonds Shell ‘Schema Opdrachtaanvaarding pensioenfonds’
• [Document] Achmea Pensioenservices, Agnes Joseph ‘4 principes en evenwichtigheid’
• [Video] SPO Perform ‘Microlearning Aron Jeurnick: Datakwaliteit pensioenfondsen’
• [Document] PricewaterhouseCoopers ‘Datakwaliteit: Data gereed voor transitie’
• [Webinar] Montae & Partners ‘Sturen op datakwaliteit’
• [Webinar] SPO Perform ‘Pensioenfondsbestuur en belang datakwaliteit’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management, Mark Verschuren ‘Rol datamanagement in aanloop naar waarheidsmoment’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management, Stefan van de Giessen en Duncan ter Hennepe, ‘Sturen op datakwaliteit’
• [Document] Sprenkels &Verschuren ‘Transitie pensioenuitvoering: Beheerst en integer naar het nieuwe pensioenstelsel’
• [Document] DNB ‘Good Practice Robuuste pensioenadministratie’
• [Document] TKP ‘Whitepaper: Van pensioenakkoord naar pensioencontract: Aandachtspunten rond uitlegbaarheid en uitvoerbaarheid’
• [Video] Stichting van de Arbeid, Interview Arno IJmker en Eus Pontenagel ‘Belang andere inrichting pensioenadministratie’
• [Document] Achmea Pensioen Services, Lieke Werner ‘Nieuw stelsel verandert uitvoering’
• [Document] PricewaterhouseCoopers ‘Samenwerking en uitbesteding – pensioenuitvoeringsorganisaties en vermogensbeheerders’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management, Linda Verweerde en Jeroen van Schaik ‘No regrets bij implementatie pensioenakkoord’
• [Document] DNB ‘Guidance: Uitbesteding door pensioenfondsen’
• [Webinar] Pensioenfederatie ‘Loonaangifteketen’ (sheets)
• [Document] PricewaterhouseCoopers ‘Het effect van het pensioenakkoord op uitvoeringskosten’
• [Presentatie] Aon ‘Kwantitatieve inzichten’ (TIP)
• [Document] PricewaterhouseCoopers ‘De impact van het nieuwe pensioenstelsel op risicomanagement’
• [Video] Montae & Partners ‘Microlearning eigenrisicobeoordeling’
• [Document] AethiQs ‘Eigenrisicobeoordeling’
• [Document] Sprenkels & Verschuren ‘Eigenrisicobeoordeling praktische handvaten en concrete voorbeelden’
• [Webinar] Montae & Partners ‘Webinar Eigenrisicobeoordeling in de praktijk’
• [Document] DNB ‘Good practice Informatiebeveiliging’

Wat

De huidige pensioenwetgeving schrijft voor dat pensioencommunicatie moet bewerkstelligen dat de fondsdeelnemer weet hoeveel pensioen hij kan verwachten, kan nagaan of dat voldoende is en zich bewust is van de risico’s van de pensioenvoorziening. Hierdoor moet de fondsdeelnemer ook gaan zien welke keuzemogelijkheden hij/zij heeft. De wetgever duidt dit aan als handelingsperspectief: wat kan de fondsdeelnemer doen als hij/zij inzicht heeft verkregen? Hoewel de relatie tussen pensioenfonds en fondsdeelnemer met het wetsvoorstel Wet toekomst pensioenen wettelijk gezien niet verandert, komt deze relatie wel in een ander licht te staan.

Wijzigingen in communicatie(regelgeving)

De overstap naar een solidaire premieovereenkomst of een flexibele premieovereenkomst leidt ertoe dat straks:

1. pensioen individueler/persoonlijker is;
2. meer keuzevrijheid en flexibiliteit mogelijk is;
3. de volatiliteit van pensioenen toeneemt;
4. het risico van de hoogte van de pensioenuitkering bij de fondsdeelnemer ligt; en
5. sprake is van meer transparantie en inzicht in de (verhouding tussen) premie, rendement en kosten.

Deze wijzigingen zullen waarschijnlijk ook gevolgen hebben voor de informatiebehoefte van de fondsdeelnemer. Welke informatie heeft hij/zij nodig om een reëel handelingsperspectief te kunnen bepalen? Van pensioenfondsen zal worden verwacht dat zij hierop inspelen (zorgplicht). Communicatie zal een nog belangrijkere rol gaan spelen.

• [Video] Montae & Partners ‘Microlearning communicatie’

Alle fondsdeelnemers krijgen persoonlijk inzicht in de hoogte van hun pensioen vóór en ná de overstap naar een nieuw pensioencontract. Daarbij zullen pensioenfondsen naast de voorgeschreven communicatie-uitingen de fondsdeelnemers moeten activeren en begeleiden bij keuzes. Hoe de wijzigingen in de communicatie(regelgeving) worden geïmplementeerd, zullen pensioenfondsen moeten uitwerken in een implementatie- en communicatieplan. Aan het communicatieplan zal in een latere fase van de stappenplannen aandacht worden besteed.

Wat kunt u nu doen?

Het communicatieplan alsook het informeren van fondsdeelnemers over wat er nu precies voor hen wijzigt, komt in een latere fase van het transitietraject. Toch is communicatie ook in deze voorbereidingsfase een aandachtspunt.

• Communiceren over wijzigingen is geen sluitstuk
  Uit recent onderzoek van het Nederlands Interdisciplinair Demografisch Instituut (NIDI) en Netspar blijkt dat 52% van de werknemers en 44% van de pensioengerechtigden een lager pensioen verwacht als gevolg van de stelselwijziging. Ook neemt bij de helft van de respondenten het vertrouwen in het pensioenstelsel af.

Bij iedere grote stelselwijziging (in welke sector dan ook) is (het behouden van) voldoende draagvlak een uitdaging. Mensen houden over het algemeen niet van veranderingen en in de media lijkt de nadruk vaak te liggen op eventuele nadelen en risico’s.

Draagvlak voor de stelselwijziging is een voorwaarde voor succes. Het belang van een goede communicatiestrategie is dus niet te onderschatten.

• [Document] PensioenMagazine – Harry van Dalen en Kène Henkens ‘Gemengde gevoelens rond het nieuwe pensioenstelsel’
• [Document] Kantar - Kwalitatief onderzoek in opdracht van SZW ‘Op welke manier worden bepaalde basisprincipes uit het pensioenakkoord ontvangen en begrepen door burgers?’
• [Document] AEGON ‘Onderzoek: Wat weten werkgevers wel en niet
• [Document] Montae & Partners ‘Deelnemersonderzoek 2021’

Fondsdeelnemers zitten niet te wachten op (te) technische of (te) gedetailleerde informatie over de stelselwijziging. Ze willen weten wat de stelselwijziging concreet voor hen betekent. Gaan ze erop vooruit? Of gaan ze erop achteruit? Daarnaast is er een groep fondsdeelnemers die heel bewust bezig is met hun pensioen. Vaak omdat de datum van pensionering nadert of het pensioen reeds is ingegaan. Zij willen graag meer precies weten hoe het zit.

Terechte vragen, maar ook vragen die op dit moment niet kunnen worden beantwoord, al was het maar omdat de Wet toekomst pensioenen en lagere regelgeving nog niet bekend is.

Dat levert een spanningsveld op: u kunt de hoofdvraag niet beantwoorden, maar wilt de fondsdeelnemers wel informeren.

Wat is de boodschap in de voorbereidingsfase?
Feit is dat u de vraag of iemand erop voor- of achteruit gaat, op dit moment niet kunt beantwoorden. Maar wat kunt u wel doen?

• Wat blijft hetzelfde?
  Mensen houden over het algemeen niet van veranderingen. Veel elementen van het huidige stelsel blijven behouden. Door te spreken van het nieuwe pensioenstelsel lijkt het of alles wijzigt en dat is niet zo. Door (ook) de nadruk te leggen op wat niet wijzigt, kan de negatieve emotie die (vaak) aan verandering gekoppeld is worden beperkt.

Vergroot afbeelding

• Welke invloed heeft de fondsdeelnemer?
  Uit onderzoek (Sandman 1987) is gebleken dat onzekerheid bij mensen minder negatieve associaties oproept als zij invloed kunnen uitoefenen.

U zou kunnen overwegen om in de communicatie extra aandacht te besteden aan zaken waarop de fondsdeelnemers (enige mate van) invloed kunnen uitoefenen. Denk aan de risicohouding en het risicopreferentie-onderzoek of aan de toenemende keuzevrijheid.

Naast het informeren over de inhoud is communiceren over het proces (de besluitvorming) het overwegen waard. Weten de verschillende doelgroepen op welke wijze hun belangen worden behartigd en hoe zij zijn vertegenwoordigd in het besluitvormingsproces?

Vertegenwoordigd zijn & voelen

Fondsdeelnemers zijn goed vertegenwoordigd in de governance van pensioenfondsen. Daarnaast is evenwichtige belangenafweging een belangrijk aspect bij ieder besluit.

Weten fondsdeelnemers dat ook? Er is verschil tussen het goed vertegenwoordigd zijn in de besluitvorming en het gevoel hebben goed vertegenwoordigd te zijn. Alleen dat laatste draagt bij aan het draagvlak.

• De belevingswereld
  Een vraag zou kunnen zijn: welke informatie zou de doelgroep willen ontvangen over de stelselwijziging en het transitieproces? En in welke vorm? Ook kan het behulpzaam zijn om tijdens de voorbereidende fase onderzoek te doen naar de beelden en/of (mogelijke) misvattingen die fondsdeelnemers en/of werkgevers hebben over de stelselwijziging.
  Voorkom het communiceren in termen van ‘problemen’ en ‘oplossingen’, zonder te weten of de fondsdeelnemers het überhaupt als probleem zien en/of daar mee bezig zijn (zie ook het eerdergenoemde Kantar-onderzoek).

• [Video] Stichting van de Arbeid - Marike Knoef en Lisa Brüggen ‘Waarom is communicatie van belang?’  
• [Document] Pensioenfederatie, Verbond van Verzekeraars, Maastricht University en Universiteit Utrecht ‘Communicatie over de nieuwe regels voor pensioen: inzicht en aanbevelingen’
• [Podcast] Netspar - Marike Knoef en Hans Hoeken ‘Pensioencommunicatie: werken aan begrijpelijkheid en vertrouwen’
• [Webinar] TKP – ‘Hoe houden we het nieuwe pensioenstelsel uitlegbaar’

Aanpassen communicatiestrategie?

Een communicatiestrategie vertaalt doelen naar actie. Hoe ga je de doelen bereiken en wat zijn de aandachtspunten (voor de betreffende doelgroepen)? Ieder pensioenfonds heeft al een en ander op de plank liggen. Wellicht is dit direct bruikbaar, maar misschien vraagt de stelselwijziging op onderdelen ook aanscherping of uitbreiding van de huidige communicatiestrategie.

• Welke doelgroepen zijn er ten aanzien van de transitie te onderscheiden? Pensioengerechtigden zijn een belangrijke groep die de wijzigingen direct in hun portemonnee voelen.
• Wat is het kennisniveau/pensioenbewustzijn van deze doelgroepen? En welke relatie heeft dit ten opzichte van de informatiebehoefte?
• Is de informatiebehoefte van de doelgroep leidend of omvat de communicatiestrategie ook een activerende functie? Bijvoorbeeld het vergroten van het pensioenbewustzijn onder jongeren?

• [Document] Pensioen Bestuur & Management - Soren Movig en Wouter van Eechoud ‘Persoonlijk en relevant communiceren’
• [Video] Netspar ‘Webinar: Maatwerk in pensioencommunicatie’
• [Webinar] AZL ‘Persoonlijk en transparant communiceren’ (sheets)
• [Document] Pensioen Bestuur & Management – Kristine Noordergraaf ‘Pensioen dat past bij het leven van alledag’

Vergroot afbeelding

Uitvoeringsorganisatie en communicatiestrategie

Fondsdeelnemers hebben zelden direct contact met het pensioenfondsbestuur. Naast de directe (digitale) communicatie, komt de fondsdeelnemer vaak terecht op de website van de pensioenuitvoeringsorganisatie. Daarbij is de klantreis mede bepalend voor welke informatie bij de fondsdeelnemer terechtkomt.

Het is als pensioenfondsbestuur raadzaam om af te stemmen met de betrokken (eigen of externe) pensioenuitvoeringsorganisatie over een mogelijke aanpassing en toekomstige uitvoering van de communicatiestrategie. Mogelijk hebben zij (ook) goede ideeën, ervaringen of onderzoeken die kunnen bijdragen aan het verder uitwerken/aanscherpen van de communicatiestrategie. Daarnaast kunnen zij inzicht geven in de kosten, en wellicht de besparing hierop indien u samenwerkt met andere pensioenfondsen (voor bepaalde communicatie-uitingen). 

• [Document] TKP ‘Whitepaper Grotere betrokkenheid bij pensioen dankzij klantreizen’
• [Document] Tias – Renate Bredenoort en Wendela Landstra ‘Pensioenuitvoerders: Hoe gaan jullie data en keuzearchitectuur inzetten om pensioendeelnemers te helpen een passende pensioenkeuze te maken?’

Rol sociale partners

Werkgever(s) en werknemersorganisaties kennen hun werknemers/achterban vaak goed. Zij kunnen behulpzaam zijn bij het bereiken van de doelgroepen en adviseren over bijvoorbeeld de communicatievorm. Ook kunnen werkgevers hun intranet of andere interne communicatiekanalen beschikbaar stellen. Bovendien zal een werkgever/werknemersorganisatie mogelijk als eerste aanspreekpunt fungeren bij vragen over pensioen. Dit is een handig toetsingsmiddel om te verifiëren of de toon, inhoud en vorm aansluiten bij de behoefte en waar deze kunnen worden geoptimaliseerd.

Een bijkomend voordeel van het betrekken van werkgever(s)/werknemersorganisaties bij de communicatiestrategie zou kunnen zijn dat zij zich (meer) bewust worden van hun belangrijke rol bij (de transitie naar) het vernieuwde pensioenstelsel en de informatievoorziening richting hun werknemers/achterban.

Waarom

‘Onbekend maakt onbemind’, luidt het bekende spreekwoord. Uit het NIDI/Netspar-onderzoek blijkt dat veel fondsdeelnemers niet weten wat het vernieuwde pensioenstelsel omvat. De kans bestaat dat door de complexiteit en onzekerheid het vertrouwen in het vernieuwde pensioenstelsel afneemt. Voorkomen moet worden dat fondsdeelnemers hun eigen waarheid creëren, veelal ingegeven door hun twee belangrijkste pensioenadviseurs: de buurman en de media.

Het is van belang dat een pensioenfonds alle betrokkenen (deelnemers, slapers, pensioengerechtigden en aangesloten werkgevers) via tools en andere uitingen op een heldere, evenwichtige en begrijpelijke (gelaagde) wijze informeert en begeleidt gedurende de gehele transitiefase.

Wie

Pensioenfondsbesturen zijn verantwoordelijk voor de communicatie naar de fondsdeelnemers. Desalniettemin heeft samenwerking in de communicatie en coördinatie belangrijke voordelen waar iedereen van profiteert.
Voor een brede acceptatie van de pensioenafspraken en de stelselwijziging in het algemeen is het van belang dat de boodschap vanuit verschillende partijen eenduidig is en fondsdeelnemers het gevoel hebben dat de transitie zorgvuldig en eerlijk verloopt.

Bij het delen van kennis tussen sociale partners, de pensioenuitvoeringsorganisatie en het pensioenfonds over wat werkt en wat juist niet, ontstaat optimale communicatie richting de fondsdeelnemers.

Waardevolle informatie bij werkgever(s) en werknemersorganisaties
De werkgever(s)/werknemersorganisaties zullen mogelijk het eerste aanspreekpunt zijn als fondsdeelnemers vragen hebben over pensioen/de stelselwijziging.

De vragen kunnen inzicht geven of de toon, inhoud en/of vorm van de communicatie (vanuit het pensioenfonds) aansluiten bij de behoefte/kennisniveau of dat deze op onderdelen kunnen worden geoptimaliseerd.

Ook kunnen de vragen inzicht geven in mogelijke misvattingen die bestaan over pensioen en de vernieuwing van het pensioenstelsel. Het uitvragen van deze informatie kan waardevol zijn.

Wanneer

Het loont om – samen met de werkgever(s) en werknemersvertegenwoordiging – vanaf het begin na te denken over de te nemen communicatiestappen. Net als bij iedere communicatiestrategie is het belangrijk om bij communicatie over de transitie/vernieuwde pensioenstelsel aandacht te besteden aan de vorm, het taalniveau alsook de frequentie en het moment van communiceren. Een aanpak met communicatiefasen is een mogelijkheid. Wat zijn goede communicatiemomenten in het voorgenomen proces?

Vergroot afbeelding

• Tip: Door communicatie direct in te bedden in de projectaanpak (stap 1), krijgt het de noodzakelijke aandacht.
• Tip: Evalueren en bijsturen als onderdeel van de communicatiestrategie. Hoe te meten of de boodschap overkomt: of de strategie succes heeft en wanneer dit te toetsen? Wat zijn alternatieven als de boodschap onvoldoende overkomt en hoe bij te sturen?
• Tip: Het is raadzaam om naast begrijpelijke taal in communicatie-uitingen dit ook na te streven in fondsdocumenten/juridische stukken.

• [Video] AZL ‘Weet je dat je pensioen gaat veranderen?’
• [Document] TKP ‘Lightpaper: Campagnes die aanzetten tot actie’
• [Video] PFZW ‘Webinar voor pensioenfondsdeelnemers over nieuwe pensioenstelsel’
• [One pager] Netspar ‘Pensioenbewustzijn verhogen met brieven en social media’

Hoe

Communicatie aansluitend bij de doelgroep is een continue uitdaging, zeker bij complexe materie en een meerjarig traject. Hieronder enkele handreikingen ter suggestie/inspiratie:

• [Video] Montae & Partners ‘Microlearning communicatie’
• [Document] PensioenMagazine – Harry van Dalen en Kène Henkens ‘Gemengde gevoelens rond het nieuwe pensioenstelsel’
• [Document] Kantar - Kwalitatief onderzoek in opdracht van SZW ‘Op welke manier worden bepaalde basisprincipes uit het pensioenakkoord ontvangen en begrepen door burgers?’
• [Document] AEGON ‘Onderzoek: Wat weten werkgevers wel en niet?’
• [Document] Montae & Partners ‘Deelnemersonderzoek 2021’
• [Video] Stichting van de Arbeid - Marike Knoef en Lisa Brüggen ‘Waarom is communicatie van belang?’
• [Document] Pensioenfederatie, Verbond van Verzekeraars, Maastricht University en Universiteit Utrecht ‘Communicatie over de nieuwe regels voor pensioen: inzicht en aanbevelingen’
• [Podcast] Netspar - Marike Knoef en Hans Hoeken ‘Pensioencommunicatie werken aan begrijpelijkheid en vertrouwen’
• [Webinar] TKP – ‘Hoe houden we het nieuwe pensioenstelsel uitlegbaar’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management - Soren Movig en Wouter van Eechoud ‘Persoonlijk en relevant communiceren’
• [Video] Netspar ‘Webinar: Maatwerk in pensioencommunicatie’
• [Webinar] AZL ‘Persoonlijk en transparant communiceren’
• [Document] Pensioen Bestuur & Management – Kristine Noordergraaf ‘Pensioen dat past bij het leven van alledag’
• [Document] TKP ‘Whitepaper Grotere betrokkenheid bij pensioen dankzij klantreizen’
• [Document] Tias– Renate Bredenoort en Wendela Landstra ‘Pensioenuitvoerders: Hoe gaan jullie data en keuzearchitectuur inzetten om pensioendeelnemers te helpen een passende pensioenkeuze te maken?’
• [Video] AZL ‘Weet je dat je pensioen gaat veranderen?’
• [Document] TKP ‘Lightpaper: Campagnes die aanzetten tot actie’
• [Video] PFZW ‘Webinar voor pensioenfondsdeelnemers over nieuwe pensioenstelsel’
• [One pager] Netspar ‘Pensioenbewustzijn verhogen met brieven en social media’
• [Document] Pensioenfederatie 'Interview Doreth van den Heuvel - Stichting Pensioenfonds voor Fysiotherapeuten’
• [Document] ‘Pensioenfederatie 'Interview José Suarez Menendez - Het Nederlands Pensioenfonds’
• [Document] Pensioenfederatie 'Interview Ties Tiessen SBZ Pensioen'
• [Document] Pensioenfederatie 'Interview Eveline Vlastuin BPL Pensioen'
• [Document] 'Interview Ralf Rikz en Marjan Krol Uitdagingen communicatie'